Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

VADEMECUM SULLA FATTURA ELETTRONICA

di Giuseppina D’Ambrosio

Questo vademecum contiene alcune delle domande ricorrenti poste dagli utenti sul tema della Fatturazione Elettronica. Per maggiori informazioni sui criteri di compilazione di una FatturaPA e sulla tipologia valorizzazione dei vari campi si consiglia di consultare la normativa sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

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Domanda) Dovendo fare una fattura alla Pubblica Amministrazione (Comune, VVF, Scuola etc..) in che formato posso farla? Va bene usare un PDF classico?
Risposta) L’unico formato accettato dalle PA è l’xml. Il PDF non è accettato. L’unico formato accettato dalla PA è il file xml opportunamente firmato digitalmente in CADES o in XADES.

D.) Che vuol dire firmato? Come posso firmarlo? Che tipo di firma?
R.) Significa che il file generato in xml va firmato tramite apposita firma digitale, garantendo così l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura. La firma può essere o in formato p7m o xml e si possono utilizzare numeri software gratuiti o anche il nostro servizio di firma massiva automatica con HSM certificato.

D.) Quali sono i requisiti fondamentali per poter emettere una fattura alla PA?
R.) La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura e dalla compilazione dei campi obbligatori.

D.) Che cosa è il codice identificativo univoco?
R.) Il Codice Univoco Ufficio è l’identificativo univoco attribuito automaticamente a ciascun ufficio che viene dichiarato da un Ente in IPA.
Sul sito www.indicepa.gov.it possono essere trovati tutti i Codici.

D.) Una volta in possesso di questi dati posso emettere la fattura alla PA?
R.) Si, seguendo però delle regole fondamentali per la compilazione della fattura stessa.

D.) In che modo posso inviare la fattura PA?
R.) Si possono inviare fatture con tre sistemi di invio differenti: via PEC, via Web o tramite protocollo SOAP, ovvero Web Services.

D.) Per richiedere le credenziali e poter utilizzare il vostro form che devo fare?
R. ) E’ molto semplice. Basta collegarsi al sito www.forzadigitale.it e registrarsi.

D.) Quando devo emettere la fattura elettronica?
R. ) La fattura elettronica va emessa ogni qualvolta si deve fatturare una prestazione, un bene o un servizio verso una Pubblica Amministrazione.

D.) Chi controlla le fatture emesse?
R. ) Il controllo formale delle fatture avviene tramite il SDI. (controllo del formato del file xml, del nome del file, dell’esistenza di partita iva e codice fiscale, ecc.). Mentre l’ente PA deve effettuare tutti i controlli di merito, sulla corretta esecuzione della fornitura o della prestazione, sulla correttezza degli importi, sulla presenza del CIG e CUP se necessari.

D.) è prevista una notifica di pagamento attraverso il SDI?
R.) No. Non sono previste notifiche di pagamento attraverso il Sistema di Interscambio. Il SDI gestisce esclusivamente notifiche legate alla trasmissione e alla consegna delle fatture verso la PA.

D.) Le notifiche del SDI sono soggette a conservazione digitale da parte dei fornitori?
R.) Sebbene non esista un esplicito obbligo in tal senso, è consigliabile portarle in conservazione. (art. 2220 del Codice Civile in materia di conservazione delle scritture contabili).

D.) Nel caso la fattura non venisse ricevuta dalla PA come ci si deve comportare?
R.) Il SDI proseguirà a tentare di inoltrare la fattura per un periodo di tempo pari a 10 giorni, oltre il quale provvederà a fornire al mittente un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Tale attestazione include la fattura e la dichiarazione prodotta dal SDI. Si potrà quindi inviare la fattura alla PA sempre per via telematica, ma attraverso altri canali.

D.) Ho provato a rinviare una fattura scartata dal SDI, ma il sistema mi restituisce il Codice errore 00002, che cosa significa?
R.) Il Codice errore 00002 indica che il Nome file è duplicato.
Ogni file inviato al Sistema di Interscambio deve avere un nome diverso da qualsiasi altro file inviato in precedenza. E’ possibile, ad esempio, rinviare una fattura già scartata dal SdI, una volta corretto l’errore, con lo stesso numero di fattura, ma rinominando il file. Le regole per la nomenclatura del file sono riportate nella pagina del sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-11.htm

D.) Ho inviato una fattura ma mi è stata scartata con Codice errore 00200, che cosa significa?
R.) Il Codice errore 00200 indica che il File non è conforme al formato.
Si consiglia di verificare la conformità al formato FatturaPa del documento che si intende inviare.
Il SdI, infatti, controlla la corrispondenza con lo schema XML del file trasmesso e la presenza dei dati definiti obbligatori.

D.) Ho inserito in fattura il Codice Destinatario di fatturazione elettronica andando a verificare su IPA l’esistenza di tale codice ma la fattura mi è stata scartata con Codice errore 00312, che cosa significa?
R.) Il Codice errore 00312 indica che il Codice Destinatario non è attivo. Si consiglia di verificare attentamente su IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) la data di attivazione del servizio di fatturazione elettronica associata al Codice Destinatario riportato in fattura. Il SdI, infatti, controlla non solo l’esistenza del codice identificativo del destinatario su IPA ma anche che la data di avvio del servizio di fatturazione elettronica sia antecedente (o al più uguale) a quella dell’invio della fattura.

D.) Quali sono le caratteristiche del certificato di firma necessario per firmare il file FatturaPA?
R.) Il certificato di firma necessario per firmare il file FatturaPA deve essere un certificato di firma qualificata e cioè rilasciato a una persona fisica previa esibizione di un documento di identità. Il certificato di firma qualificata può essere richiesto a uno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Il Sistema di Interscambio ammette i seguenti formati di firma:

  • CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010;
  • XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1, così come previsto dalla normativa in materia a partire dal 1 settembre 2010. L’unica modalità accettata per questo tipo di firma è quella “enveloped”. Inoltre la firma XAdES deve presentare gli element Reference con URI=“” oppure con URI=“#iddoc” dove iddoc indica l’identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l’attributo URI all’interno degli elementi Reference.

D.) Qualora io mi avvalga di un Intermediario per il servizio di fatturazione elettronica, chi deve firmare digitalmente il documento?
R.) Se ci si avvale di un intermediario per l’emissione della fattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, in quanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore.

D.) Esiste una relazione tra il progressivo univoco che costituisce parte della nomenclatura del file da trasmettere al Sistema di Interscambio e il campo Progressivo Invio presente nel file FatturaPA tra i dati obbligatori previsti per esigenze di trasmissione nel blocco DatiTrasmissione?
R.) No, non esiste relazione; il primo ha il solo scopo di differenziare il nome dei file FatturaPA trasmessi al Sistema di Interscambio da parte del medesimo soggetto, il secondo rappresenta un identificativo del file ad uso del trasmittente. Il progressivo univoco, che accompagna l’identificativo del soggetto trasmittente può presentare buchi di numerazione e la numerazione si può differenziare (ad esempio: ITAAABBB00C11D222E_a0001, ITAAABBB00C11D222E_003, ITAAABBB00C11D222E_B0001)?
Il progressivo che costituisce parte della nomenclatura del file FatturaPA da trasmettere al Sistema di Interscambio non deve necessariamente seguire una stretta progressività e può presentare anche stili di numerazione differenti.

D.) Nel blocco DatiTrasmissione chi è da intendere quale ‘soggetto trasmittente’?
R.) Per “soggetto trasmittente” è da intendere il soggetto che sta trasmettendo materialmente il file xml al Sistema di Interscambio (può coincidere con il fornitore oppure con altro soggetto da questi incaricato alla trasmissione). A tale riguardo si evidenzia che il campo Progressivo Invio corrisponde al progressivo univoco che detto soggetto trasmittente attribuisce ad ogni file che inoltra al Sistema di Interscambio.

D.) Come ci si deve regolare rispetto a informazioni che non rientrano fra i campi obbligatori del Tracciato Fattura PA ma che sono obbligatorie per altre norme o disposizioni (es. riferimento al contratto e all’ordine, il cui inserimento in fattura è obbligatorio secondo l’art. 191 del TU 267/2000 Testo Unico delle leggi sull’ordinamento degli Enti locali)?
R.) Le regole di Fatturazione Elettronica obbligatoria verso la PA non modificano il quadro normativo vigente in materia fiscale e/o amministrativa. Alcuni campi, ancorché facoltativi secondo le specifiche del formato “Fattura PA” possono essere considerati dalla singola Amministrazione vincolanti il pagamento, sulla base di normative specifiche o di accordi contrattuali. In altri termini fatture che non sono scartate dal Sistema di Interscambio (SdI) potrebbero essere contestate dalla singola amministrazione cliente perché deficitarie di informazioni specifiche (facoltative per il SdI).

D.) Se una fattura viene rifiutata tramite il SDI, deve in ogni caso essere inserita nel Registro unico delle fatture?
R.) Se la fattura viene rifiutata tramite SdI entro i 15 gg dalla ricezione mediante notifica esito committente “rifiuto”, non deve essere registrata.

D.) Le ricevute generate da SOGEI (xml) fanno parte del pacchetto di conservazione? Se sì, posso conservare su lotti diversi fatture XML inviate e ricevute di riferimento generate da SOGEI?
R.) Riguardo la conservazione occorre tenere a mente che l’obiettivo della conservazione è permettere la consultazione dei documenti nel tempo soprattutto se soggetti a verifica fiscale, quindi ai fini della ricerca e futura consultazione dei documenti è consigliabile conservare insieme fattura e relative ricevute o comunque mettere i documenti in relazione ai fini della semplicità di reperimento.

D.) Il SdI inoltra la fattura alla Piattaforma di certificazione dei crediti dopo la consegna alla Amministrazione destinataria oppure dopo i quindici giorni se e solo se l’Amministrazione non ha trasmesso una notifica di rifiuto?
R.) Il Sdi invia alla PCC i dati di tutte le fatture consegnate (per le quali è stata inviata la ricevuta di consegna) e le notifiche di esito di rifiuto (riferendoci ad una particolare fattura, in generale, le due info non saranno contemporanee).

D.) Come vengono regolati i rapporti fra PA e ad esempio associazioni cui aderiscono che non sonosoggetti fiscali cioè non hanno partita IVA e precedentemente emettevano richieste di rimborso per ad esempio quote associative o simili?
R.) Se si tratta di documenti parificabili a fatture (come note, conto, parcelle e simili) si ricade nella normativa sula FEPA (si veda il comma 209 dell’art. 1 legge 24 dicembre 2007 n. 244).

D.) La legge prevede un importo minimo per la fattura elettronica?
R.) No, vale per tutte, anche da 50 cent.

D.) I fornitori di PA devono obbligatoriamente avere il registro elettronico fatture emesse elettronico e conservato elettronicamente conservato del sezionale PA?
R.) Il registro unico delle fatture riguarda la PA (ed è previsto anche per la registrazione delle fatture cartacee). Mentre il il problema dei sezionali (in caso di coesistenza di flussi di fatturazione cartacei ed elettronici) riguarda solo i privati.

D.) Le fatture cartacee accettate dalla pa e ancora non liquidate per pignoramento in atto come vanno trattate?
R.) Vanno comunque conservate e poi sulla liquidazione (che è fase successiva) deciderà il giudice.

D.) La data della fattura deve corrispondere alla data di invio ?
R.) Non necessariamente: come ora, peraltro. Ma la data di ricezione del SdI (prima notifica inviata dallo SdI) rappresenta la data da cui far partire i tempi di pagamento (è la ricezione certa della PA).

D.) è obbligatorio portare in conservazione sostituitiva anche le fatture scartate direttamente dallo SDI?
R.) Per le PA è una decisione che deve prendere il Responsabile della gestione documentale e tale scelta va documentata nel relativo Manuale.

D.) La firma digitale del soggetto trasmittente / intermediario viene sostituita da quella del SDI prima di essere consegnata alla PA….questa operazione non può incidere nei confronti delle garanzie di immodificabilità, autenticità etc?
R.) attraverso la firma digitale sul documento il titolare dello stesso può sempre dimostrare eventuali alterazioni.

D.) è possibile conservare il documento firmato elettronicamente per 10 anni su supporti magnetici o bisogna attivare la procedura della conservazione digitale?
R.) Va attivata la procedura per la conservazione digitale che prevede le regole tecniche del DPCM del 3 Dicembre 2013.

D.) Come mi comporto se devo pagare il bollo sulla Fattura Elettronica?
R.) Grazie all’art. 6 del DMEF del 17 Giugno 2014, basterà indicare sulla Fattura la modalità di assolvimento digitale e pagare tutti i bolli entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio contabile/fiscale. Quindi non devi pagare nessun bollo al momento dell’emissione della fattura. ©

 


 

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