Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

QUANTO SONO DIGITALI GLI AVVOCATI

di Claudio Rorato e Elisa Santorsola

[five_sixth][toggle Title=”Abstract”]In questo numero continua l’approfondimento sul mondo delle Professioni “giuridiche d’impresa”, esaminando i risultati della Ricerca 2013-2014, svolta dall’Osservatorio ICT & Professionisti della School of Management del Politecnico di Milano. La Ricerca ha coinvolto più di 1100 Professionisti, distribuiti su tutto il territorio nazionale, appartenenti alle categorie di Avvocati, Commercialisti ed Esperti Contabili, Consulenti del Lavoro. Questo Osservatorio è nato perché riconosce l’importanza di queste professioni nel panorama delle imprese italiane, soprattutto quelle di micro, piccola e media dimensione. L’obiettivo di verificare se e come la digitalizzazione stia contribuendo a modificare l’organizzazione e il business dei Professionisti, aiuta a capire meglio quanto ci si possa attendere dalle Professioni in tema di capacità di influenzare gli imprenditori nell’utilizzare le ICT come leva per lo sviluppo e la competitività. Dopo aver trattato nello scorso numero delle tendenze relativi ai Commercialisti ed Esperti Contabili, in questo ci occuperemo degli Avvocati, esaminando le loro risposte alla nostra indagine.
Per approfondimenti sulla Ricerca e sulle pubblicazioni dell’Osservatorio ICT & Professionisti: www.osservatori.net/ict_professionisti.[/toggle][/five_sixth]

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E’ interessante analizzare la categoria degli Avvocati per diverse ragioni inerenti sia alla situazione economica degli Studi, sia al processo di digitalizzazione della PA che negli ultimi anni ha subito un cambio di passo. Come i Dottori Commercialisti, anche gli Avvocati presidiano delicati processi lavorativi, svolgendo alcune attività fondamentali per le aziende Clienti: le PMI affidano agli Avvocati, per esempio, il recupero dei crediti, la stesura di contratti e la redazioni di diffide, oltre ovviamente alla gestione delle eventuali cause giudiziarie. Anche questa categoria, esattamente come le altre professioni giuridiche, patisce la crisi economica che sta vivendo il tessuto imprenditoriale italiano. Oltre alla clientela privata, anch’essa in sofferenza, le imprese chiudono o sono in ritardo sui pagamenti. La piccola dimensione che contraddistingue gli Studi, come vedremo oltre, fa sì che qualche mancato incasso possa compromettere l’equilibrio economico-finanziario dello Studio stesso. Più delle altre categorie esaminate, quella degli Avvocati ha dichiarato una contrazione nella redditività: il 37% ha dichiarato, infatti, una riduzione superiore al 10% (2012 su 2011).

Inoltre risulta di particolare interesse analizzare la situazione tecnologica degli Studi di Avvocati poiché la maggior parte di questi Professionisti stanno vivendo un importante processo di digitalizzazione imposto dall’esterno. Sono molti gli obblighi normativi che si susseguono e prescrivono anche alla categoria degli Avvocati di utilizzare sempre più strumenti digitali. Alcuni emblematici esempio sono il Decreto Legge 185/2008 che impone a tutti i Professionisti, tra cui gli avvocati, di dotarsi di una casella pec e comunicarla ai propri Ordini; La Legge di Stabilità 2013 che ha previsto, a decorrere dal 30 giugno 2014, l’obbligo del deposito degli atti processuali e dei documenti inerenti cause civili esclusivamente con modalità telematiche ovvero viene introdotto l’obbligatorietà del Processo Civile Telematico; il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 163 del 23 dicembre 2013 che disciplina l’uso di strumenti informatici e telematici nel Processo Tributario Telematico.

Data la situazione descritta, è lecito porsi alcune domande: come possono gli Avvocati “resistere” alla crisi economica che sta riducendo la clientela e i margini? Gli obblighi normativi a base “tecnologica” sono utili alla professione o la appesantiscono inutilmente? Gli Avvocati sono pronti a tenere il passo della giustizia digitale?

Per rispondere a queste domande esaminiamo sinteticamente l’attuale situazione organizzativa e tecnologica degli Studi di Avvocati. Dalla Ricerca dell’Osservatorio ICT & Professionisti sono risultati cinque elementi particolarmente utili a comprendere il contesto degli Studi di Avvocati.
Il primo elemento riguarda la dimensione degli Studi, mediamente di piccola dimensione: il 90% non supera, infatti, i 200 mila euro di fatturato, con il 63% che arriva al massimo a 50 mila euro; il 90%, inoltre, ha un solo Professionista e solo il 23% degli Studi dichiara di avere dei dipendenti e/o praticanti. è chiaro che Studi di così piccola dimensione subiscono maggiormente la riduzione di redditività evidenziata precedentemente.
Anche l’organizzazione interna dello Studio Legale, secondo elemento da considerare nell’analisi del contesto, evidenzia delle criticità: mediamente è dedicato solo il 42% del tempo lavorativo dello Studio alla gestione del business (figura 1), cioè alle attività che generano i ricavi. Il resto del tempo è suddiviso tra il 41% assorbito dalle attività amministrative (adempimenti civilistico-fiscali per lo Studio, acquisti ordinari, amministrazione del personale e gestione dell’archivio) e il 17% dedicato alle attività di supporto (formazione e ICT). A far riflettere è, però, la sostanziale equivalenza tra il tempo dedicato alle attività di business e quello per le attività amministrative. Ovviamente anche lo Studio più efficiente non può azzerare il tempo dedicato all’amministrazione, tuttavia tali percentuali potrebbero essere ampiamente diminuite grazie anche alle tecnologie. Pensiamo, per esempio, a quelle che consentono di avere archivi digitali velocemente consultabili e aggiornati o che permettono di controllare l’andamento economico dello Studio in modo immediato e intuitivo.

Un terzo elemento evidenziato dalla Ricerca è la quasi totale assenza di controllo sul tempo impiegato dal personale per le singole attività o i singoli Clienti. Solo il 9% degli Avvocati tiene sotto controllo il tempo lavorativo con strumenti più o meno sofisticati (dalla semplice richiesta verbale al proprio personale, alla compilazione giornaliera di un timesheet). La gestione dello Studio risulta, pertanto, ancora affidata a una percezione basata sull’esperienza – qualche Professionista l’ha definita di “navigazione a vista” – che, però, non permette sempre di individuare le criticità e il volume delle attività non remunerate dai Clienti.

Il quarto elemento critico emerso dalla Ricerca riguarda la scarsa propensione degli Avvocati ad allargare il proprio business, introducendo nuovi servizi. Rispetto alle altre categorie Professionali (NdA: Commercialisti e Consulenti del Lavori) gli Avvocati sono particolarmente avversi a introdurre nella loro offerta, servizi complementari o correlati alla loro attività tradizionale (figura 2). Coloro che si dimostrano interessati ad ampliare la propria offerta e coloro che l’hanno già ampliata, inserendo servizi come la formazione tecnica (privacy, sicurezza, ecc.), la consulenza su Startup, la formazione manageriale o la selezione del personale, rappresentano il 30% degli Studi. Oltre a essere restii all’introduzione di nuovi servizi direttamente erogati dallo Studio, gli Avvocati si dimostrano poco propensi anche a sviluppare partnership con altri soggetti: solo il 10% oggi offre servizi ricorrendo ad altri soggetti o segnalano opportunità di lavoro, ricavandone in cambio un compenso, mentre il 24% sarebbe interessato a intraprendere tale modalità di business. La motivazione principale – nel 46% dei casi – che spinge gli Avvocati a non ricercare “partnership” nell’erogazione di servizi risiede nel desiderio di avere “tutto sotto controllo”.
Per riassumere questo elemento di criticità è possibile dire che gli Avvocati hanno difficoltà ad allargare il business. è vero che per loro stessa natura i servizi legali sono meno ricorrenti rispetto a quelli contabili dei Commercialisti o alle paghe dei Consulenti del Lavoro e quindi la fidelizzazione della clientela è meno sentita. Inoltre, soprattutto negli Avvocati, emerge la natura individualistica della Categoria e la propensione ad avere tutto sotto il diretto controllo. Tuttavia rimane la necessità di mantenere alta la domanda del mercato, soprattutto in questo contesto economico.
Quinto e ultimo elemento da considerare nella fotografia degli Studi Legali è la diffusione delle nuove tecnologie. La ricerca ha evidenziato che soprattutto gli Avvocati – paragonandoli con le altre Professioni oggetto dell’analisi – utilizzano ancora in modo marginale le tecnologie informatiche. Gli strumenti ampiamente diffusi in questa categoria – mediamente utilizzati tra il 50% e il 70% da Avvocati – sono la firma digitale, obbligatoria per poter compiere molte delle normali attività di un avvocato, l’home banking e gli strumenti informatici per la consultazione di banche dati e la Gestione Elettronica Documentale (figura 3). Per tutti gli altri strumenti, sia per quelli utili a rendere più efficienti le attività più tipiche dell’Avvocato, sia per quelli utili in modo trasversale al business (come ad esempio il CRM per la gestione efficace della clientela o la Conservazione Sostitutiva dei documenti dello Studio), la diffusione non supera mediamente il 20% (figura 3 e 4). Tali percentuali sono nettamente inferiori alle altre categorie analizzate dalla Ricerca.
Oltre alla scarsa diffusione di questi strumenti, anche la propensione all’acquisto di tali tecnologie nel prossimo biennio è molto limitata.

Meno del 20% degli Avvocati intervistati hanno dichiarato l’intenzione di acquistare qualcuna di queste tecnologie nel prossimo biennio. Le ICT verso le quali gli Avvocati manifestano una maggiore propensione a investire nel prossimo futuro sono gli strumenti per i pagamenti elettronici (30%) (NdA: al momento della veicolazione del questionario era prossima l’entrata in vigore della legge 27/2/2014, n. 15, relativa all’obbligo per i Professionisti dotarsi di strumenti per i pagamenti mediante carta di debito o di credito), il sito internet “vetrina” (26%), la Conservazione Sostitutiva per i documenti dello Studio (26%).

Alla luce dei risultati esposti è possibile sintetizzare i motivi che spiegano la scarsa propensione degli Avvocati alle tecnologie informatiche anche in chiave prospettica:
le attività degli Avvocati hanno una componente ripetitiva inferiore rispetto ad altre Professioni;
le normative che obbligano gli Avvocati a utilizzare strumenti tecnologici innovativi sono più recenti rispetto a quelle che hanno coinvolto, per esempio, i Commercialisti e i Consulenti del Lavoro, per i quali è sufficiente pensare al numero di anni da cui sono obbligatori gli invii telematici indirizzati all’Agenzia delle Entrate e all’INPS;
il principale interlocutore degli Avvocati è la “Giustizia”, tra le ultime branche della Pubblica Amministrazione a implementare un progetto di digitalizzazione documentale (si pensi, ad esempio, al Processo Civile Telematico, che solo dal 30 Giugno 2014 è entrato a pieno regime).

Tutto ciò non implica che la categoria degli Avvocati abbia meno necessità di altre in ambito informatico-digitale, ma, semplicemente, che tale esigenza si è manifestata più tardi e che, culturalmente, questi Professionisti hanno un grado di alfabetizzazione informatica inferiore rispetto alla media delle altre Professioni. Se, però, la media esprime queste tendenze, tuttavia non si può negare l’esistenza di Studi di Avvocati – appartenenti al gruppo delle “avanguardie” tecnologiche, che valgono circa il 10% del campione – che utilizzano abitualmente le ICT e che sono in grado di percepire il valore generato dalle tecnologie, sia in chiave di maggiore efficienza, sia in chiave di difesa dei margini o di crescita della redditività in genere.

Quali sono i fattori che gli stessi Avvocati riconoscono come importanti per decidere se effettuare o meno un investimento in nuove tecnologie? Prevale sicuramente l’aspetto economico, dato che il 32% degli intervistati valuta come primario l’entità dell’investimento (figura 5); solo il 2%, invece, considera il payback dell’investimento, segno che le ICT sono ancora viste come un mero costo e non come un investimento che può generare valore riducendo, per esempio, i tempi per svolgere attività a basso valore aggiunto, ma a elevata intensità di ore uomo. La scarsa percezione della capacità di generare valore da parte delle ICT, si riflette anche nel budget che gli studi di Avvocati intendono mettere a disposizione per questo genere di investimento: il 61% degli Studi è intenzionato a stanziare per il prossimo biennio meno di 3.000 euro (figura 6), mentre il 19% non intende investire nei prossimi due anni in tecnologie. Questi dati sono i peggiori rispetto alle altre categorie professionali: infatti circa il 60% dei Commercialisti investiranno al massimo 5.000 euro e circa il 60% dei consulenti del lavoro tra 1.000 e 10.000 euro.

La più recente innovazione di contenuto tecnologico che ha letteralmente investito gli Avvocati è il Processo Civile Telematico, tipico esempio di come sia possibile spingere l’innovazione attraverso un obbligo di legge. Nel momento in cui è stata svolta la Ricerca dell’Osservatorio ICT & Professionisti, ancora non era entrato in vigore l’obbligo di deposito degli atti processuali solo in formato telematico.
Dalla Ricerca emerge che il PCT coinvolge almeno l’81% degli Avvocati; la metà di coloro che hanno dichiarato di non utilizzarlo hanno indicato come motivazione la presenza di problemi e instabilità della piattaforma. Tra coloro che, invece, utilizzano il PCT oltre il 40% percepisce il beneficio di una maggiore velocità nel compiere gli adempimenti necessari al deposito, una migliore organizzazione in Studio e una minore saturazione dei tribunali che lo utilizzavano.

Una piccola quota di Professionisti, le “avanguardie”, è già pronta a migliorare ulteriormente l’organizzazione dello Studio attraverso le ICT, altri Studi seguiranno questi esempi spontaneamente e altri ancora solo in presenza di normative, secondo una logica “law driven”. Questi ultimi, non percependo la portata innovativa della tecnologia, ma solo quella di prodotto da inserire “per forza” in un processo lavorativo, non saranno in grado di sfruttare appieno il potenziale beneficio delle tecnologie. All’interno di un percorso, per alcuni spontaneo, per altri semplicemente imposto, assume un ruolo cruciale la formazione e, più in generale, l’alfabetizzazione informatica. Da sola, però, la formazione non basta; bisogna percorrere nuove strade anche nei contenuti che si vogliono comunicare, illustrare in modo più esauriente i benefici dell’adozione e i costi del mancato utilizzo.

È senz’altro utile quantificare i benefici, chiamare come “testimonial” chi ha intrapreso la strada del cambiamento attraverso le ICT, proprio perché può “fare scuola”, perché porta la “voce” del collega che ha vissuto gli stessi problemi. Le istituzioni politiche, associative e ordinistiche devono mettere in campo nuove idee ed energie per effettuare proposte realmente innovative, in grado di stimolare la crescita culturale di questa categoria professionale. ©

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