Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

Posta Elettronica Certificata: caratteristiche della soluzione italiana

di Sara Galassini D’Elia e Luca Crecchi

[five_sixth][toggle Title=”Abstract”]Il presente saggio si pone l’obiettivo di analizzare lo strumento della posta elettronica certificata in Italia, in un’ottica comparatistica con gli strumenti omologhi presenti nel panorama europeo, che permetta di verificare la maggiore o minore attitudine di suddetti strumenti telematici a garantire la corretta assunzione a fini processuali dei dati informatici trasmessi attraverso di essi.

III National Essay Competition ELSA Italia 2013/2014
Ospitiamo in queste pagine il contributo vincitore della III National Essay Competition di ELSA ITALIA, promossa tra i membri delle sezioni nazionali di ELSA (Euoropean Law Students’ Association) e quest’anno dedicata alla tematica del “digital law”. L’iniziativa, patrocinata da ANORC, ha avuto il pregio di promuovere presso un pubblico variegato e giovanile l’interesse verso le tematiche giuridiche legate ai processi digitali, ed è stata l’occasione, in molti casi, di un primo approccio e approfondimento di queste materie da parte degli studenti coinvolti. Ciò allo scopo di contribuire a colmare sempre di più il gap di conoscenza che tuttora persiste nel nostro Paese sul diritto delle nuove tecnologie.[/toggle][/five_sixth]

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1. Introduzione

L’introduzione e la regolamentazione dell’utilizzo di specifici strumenti informatici e telematici nel processo civile, costituisce senza dubbio un passaggio importante nella progressiva diffusione di una “cultura informatico giuridica”(1) tra gli operatori del diritto. Nella rassegna di suddetti strumenti, già adottati a livello internazionale, un ruolo di indiscussa importanza è giocato da quel sistema predisposto alla trasmissione ed al trasferimento di dati e documenti con valenza legale attraverso una rete di computer server: la Posta Elettronica Certificata (PEC).
Nel panorama giuridico europeo, i tratti caratteristici del sistema PEC adottato dall’Italia presentano elementi di unicità ed efficacia del tutto originali. Per questa ragione, è necessario fornire un’analisi puntuale di tale strumento telematico che tenga conto della sua progressiva introduzione nel sistema amministrativo e giuridico italiano e che permetta di valutarne l’idoneità a garantire la piena efficacia probatoria di quei documenti informatici che attraverso di esso vengono trasmessi. La trattazione di questo tema si articolerà pertanto attraverso una breve analisi delle fonti normative poste alla regolamentazione del sistema PEC in Italia, che saranno in seguito raffrontate con le analoghe discipline tese a regolare i sistemi di Registered Electronic Mail (REM) nei principali Paesi europei, in un’ottica comparatistica che permetta di verificare la maggiore o minore attitudine di suddetti strumenti telematici a garantire la corretta assunzione a fini processuali dei dati informatici trasmessi attraverso di essi.

2. Breve analisi storico-evolutiva dello strumento PEC (2)

2.a PEC e Processo Civile Telematico
Il processo civile telematico, quale sistema di gestione delle procedure giudiziali realizzato tramite l’uso di strumenti informatici e telematici (ex DPR 123/01) è nato con un obiettivo ben preciso: automatizzare i flussi informativi e documentali fra professionisti legali ed uffici giudiziari civili , consentendo quindi di deflazionare l’operato delle cancellerie e ridurre al tempo stesso il costo della durata dei processi(3,4).

Fin dalle origini del processo civile telematico, la posta elettronica certificata ha rivestito un ruolo essenziale nell’architettura complessiva del sistema: tramite la PEC è infatti possibile effettuare il deposito degli atti e provvedere alla trasmissione di comunicazioni e notifiche. Costituisce pertanto, insieme alla firma digitale e al documento informatico, uno strumento fondamentale per operare nel processo.
Al tempo stesso, le caratteristiche fondamentali del sistema PEC, che di seguito verranno analizzate, lo rendono un efficace strumento di validazione giuridica in grado di attribuire al documento informatico certezza giuridica sull’integrità, autenticità e paternità.

Il D.M. 17 Luglio 2008, relativo alle “Regole tecnico-operative per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile”, in modifica del DPR 123/01, del D.M. del 2004 e del Codice dell’Amministrazione Digitale del 2005, aveva previsto l’introduzione della cd. casella di posta elettronica certificata per il processo telematico (CPECPT) gestita dal punto di accesso fisicamente presente all’interno dell’ufficio giudiziario: gli utenti esterni alla Pubblica Amministrazione, e nello specifico alla Rete Informatica del Sistema Giustizia (RUG), tramite un’abilitazione potevano disporre di una casella dedicata esclusivamente al compimento di attività processuali, in grado di ricevere messaggi provenienti solo da altri punti di accesso e dal gestore centrale. Un sistema di posta elettronica certificata “chiuso”, impossibilitato a comunicare con indirizzi differenti da quelli utilizzati per il processo telematico(5).

Il quadro normativo muta completamente nel 2011, quando le nuove regole tecniche contenute nel D.M. n. 44/2011, ridisegnando completamente la struttura del sistema, prevedono l’utilizzo di una casella di posta elettronica certificata “ordinaria”. Il presupposto di tale cambiamento va individuato nell’art. 16, comma 7, d.l. n. 185/2008 (conv. in l. n. 2/2009) in base al quale tutti i professionisti iscritti in albi sono tenuti a dotarsi di PEC e a comunicarne l’indirizzo all’ordine professionale di appartenenza.

2.b Meccanismi di funzionamento della PEC
In base a quanto previsto dal Codice dell’amministrazione digitale – che all’art. 48 ne prescrive l’utilizzo in caso di «trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna» – la PEC è definita come «sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi» (art. 1, comma 1, lett. v-bis). I relativi meccanismi di funzionamento della PEC sono disciplinati dal d.p.r. n. 68/2005 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata) e dal d.m. 2 novembre 2005 (Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata), che descrivono dettagliatamente i passaggi compiuti da un messaggio di posta elettronica certificata durante la trasmissione da un soggetto ad un altro. In una prima fase, il mittente compone il messaggio e lo invia al proprio gestore che, dopo aver effettuato alcuni controlli formali previsti per legge (identificazione dell’utente e verifica delle credenziali di accesso), gli restituisce una ricevuta di accettazione: essa rappresenta la prova della spedizione del messaggio(6).

Il messaggio viene poi inserito in una “busta di trasporto”, firmata dal gestore del mittente, che in questo modo ne garantisce l’inalterabilità, e inviata al gestore di PEC del destinatario. Quest’ultimo, dopo aver effettuato diverse verifiche, aventi ad oggetto la provenienza da un gestore PEC, l’integrità del messaggio e l’assenza di virus, mette la busta di trasporto a disposizione del destinatario.

Contestualmente invia al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, che costituisce la prova che il suo messaggio è effettivamente pervenuto all’indirizzo del destinatario, certificando il momento della consegna. Detta attestazione, tuttavia, nulla dice in merito all’effettiva lettura del messaggio da parte del destinatario, ma viene rilasciata quando il messaggio è a sua disposizione all’interno della casella di posta: tale circostanza è sufficiente ai fini della conoscenza legale del messaggio(7).

2.c Valore giuridico della PEC
Ove la trasmissione vada a buon fine, il sistema PEC offre al mittente la prova opponibile a terzi dell’invio e della consegna di un documento elettronico. Sia la ricevuta di accettazione che quella di consegna rappresentano prove legali, valutabili dal giudice in conformità a quanto previsto dalla legge, senza alcun margine di discrezionalità.
Tale risultato viene raggiunto solo ove la trasmissione del messaggio avvenga fra due indirizzi di posta certificata: in caso di invio di un messaggio ad un indirizzo di posta elettronica ordinaria l’unica ricevuta prodotta è quella di accettazione, proveniente dal gestore del mittente, e pertanto quest’ultimo non avrà la prova della ricezione del messaggio da parte del destinatario.

3. Scenario europeo
Come affermato in precedenza, la creazione della PEC rappresenta un sistema originale, esclusivamente italiano, che non conosce omologhi altrove (né a livello europeo né mondiale): questo elemento ha più di una volta portato a critiche(8) in termini di interoperabilità della PEC rispetto agli altri strumenti esistenti all’estero. È stato fatto notare(9) come il sistema italiano sia infatti “fuori standard” e, quindi, assolutamente inconciliabile con quello di altri Paesi. Per poter inquadrare correttamente la PEC da un punto di vista normativo, è quindi utile procedere ad un esame della situazione presente in altri Paesi dell’Unione Europea. Secondo un’indagine informale svolta dal Cndcec in collaborazione con altri istituti nazionali della professione contabile di altri Paesi, il panorama europeo in termini di certificazione di comunicazioni elettroniche è attualmente disomogeneo(10).

In Gran Bretagna, (così come negli Stati Uniti) non risulta alcun regime impositivo per privati ed enti pubblici, ma per soddisfare la crescente domanda di garanzie nelle controversie civili, il mercato eroga privatamente il servizio di “registered e-mail”.
In Austria(11) invece risulta vigente il sistema dell’Electronic Documentation Delivery System (DDS) basato sul principio della consegna elettronica: le persone fisiche e giuridiche possono decider e di ricevere documenti dalla Pubblica Amministrazione per via elettronica, registrandosi presso un fornitore autorizzato. Al momento della ricezione del documento, il soggetto riceve fino a due notifiche elettroniche, più una cartacea, se necessaria. Ove sia richiesta una prova della consegna, tuttavia, la notifica non include il documento, ma dà la possibilità di scaricarlo dal server. Il sistema austriaco risulta quindi “ibrido”, non essendo basato esclusivamente sul protocollo di comunicazione e -mail.

Merita un cenno anche la situazione della Germania(12), uno degli Stati europei che hanno compiuto i maggiori sforzi nel settore dell’informatizzazione. Nell’ambito del processo civile, è attiva la possibilità di invio di atti giudiziari in formato elettronico anche da parte di soggetti non titolari di firma elettronica. La scelta del legislatore tedesco è stata quella di una interpretazione flessibile delle norme processuali, rendendole il più possibile adattabili allo sviluppo tecnologico. Un interessante progetto avviato in via sperimentale nel Land di Brema, e poi esteso ad altri Land, è quello degli Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (tribunali elettronici e casella di posta elettronica amministrativa certificata) : nello specifico, il progetto mira a garantire la possibilità di interagire elettronicamente con tutti gli organi di giustizia presenti nel Land, secondo un sistema paragonabile al Processo Civile Telematico presente nel nostro ordinamento.

4. Il valore probatorio della Posta Elettronica Certificata una prospettiva comparatistica   
In seguito all’analisi dei meccanismi di funzionamento della PEC in Italia e dei principali sistemi di Electonic Certified Mail europei, è necessario attuare un’indagine sulla prospettiva probatoria legata a tale mezzo informatico, ponendo l’accento anzitutto sulle modalità di utilizzo a livello giudiziale della PEC italiana, per poi verificare se anche i corrispettivi strumenti europei sono idonei a svolgere una funzione analoga.

Tra le attività svolte via PEC, possono essere considerati elementi probatori:

  • l’ email in sé, trattandosi di una missiva in formato digitale;
  • gli allegati inviati tramite tale missiva digitale;
  • le ricevute di invio, ricezione e consegna ai destinatari;
  • il log del sistema informativo sviluppato dal provider che fornisce i servizi PEC(13).

Comunicazioni e notificazioni telematiche, missive digitali per il deposito di prove ed atti giudiziari, sono quindi tutti elementi che possono essere trasmessi o trasferiti a mezzo PEC e pertanto sono idonei ad essere prodotti in giudizio in qualità di prove legali. Attraverso la PEC infatti non solo è possibile considerare l’email come una lettera raccomandata a tutti gli effetti (rendendola opponibile a terzi in relazione all’avvenuto invio del messaggio ed alla data in cui è stato inviato) , data la disponibilità di una certificazione delle ricevute di invio, ricezione ed accettazione del messaggio, ma è altresì ammissibile che possa essere prodotto in giudizio il contenuto del messaggio e gli eventuali files allegati in esso, poiché portatori anche essi di una certificazione legale digitale(14).

Chiaramente, affinché una missiva trasmessa attraverso PEC possa essere prodotta a giudizio, è comunque necessario che un tecnico specializzato ponga in essere specifiche procedure di estrazione, conservazione e trasmissione del suo contenuto attraverso l’utilizzo di tool forensics idonei a cristallizzare in copia forense i dati così estrapolati.

È proprio la possibilità offerta dal provider che fornisce i servizi PEC di accedere ai log del sistema informativo, a costituire un punto di forza nell’utilizzo delle comunicazioni via PEC in sede processuale. I log sono infatti documenti da cui è possibile rinvenire tutte le attività digitali svolte dal sistema che gestisce la PEC stessa e soprattutto dall’utente, costituendo a tutti gli effetti un autentico archivio in grado di registrare gli interventi eseguiti progressivamente su una missiva digitale. È evidente l’attitudine per i log di costituire un efficace strumento probatorio a favore delle parti in causa in un processo.

Spetterà certamente ad un tecnico specializzato in computer forensics il compito di analizzare, preferibilmente ex ante la fase processuale, la mole di dati presenti nei log ed estrapolare unicamente quelle informazioni utili da produrre in giudizio. I log sono quindi a tutti gli effetti elementi documentali (di natura digitale) certificati, poiché processati e raccolti dallo stesso provider che gestisce i servizi di PEC e costituiscono di conseguenza prove legali direttamente utilizzabili in processo una volta che siano stati correttamente estrapolati dal provider in cui sono conservasti, attraverso procedure di computer forensics.

Sebbene quindi il sistema PEC italiano possa essere considerato inconciliabile con quello sviluppato da altri Paesi europei, è altrettanto ammissibile sostenere che l a sua architettura informatica consente un utilizzo probatorio dei dati trasmessi attraverso di esso che attualmente si configura come uno tra i più sicuri a livello continentale, proprio perché idoneo a certificare legalmente tutti gli interventi effettuati su una missiva creata, modificata e trasmessa attraverso di esso.

5. Conclusioni  
Attraverso il presente elaborato, dopo un’analisi puntuale delle caratteristiche giuridico informatiche proprie dello strumento della Posta Elettronica Certificata ed una breve disanima dei sistemi ad essa comparabili adottati in alcuni Paesi europei, si reputa che lo strumento PEC, seppur perfettibile, abbia una maggiore attitudine a garantire la corretta assunzione a fini processuali dei dati digitali trasmessi attraverso di esso, rispetto ai suoi omologhi in Europa. ©

Note

  1. Cfr F. Novario, “Processo Civile Telematico”, Giappichelli Editore, Torino, 2014, pag. XI
  2. In ragione delle numerose ed eterogenee fonti normative nazionali che hanno concorso a delineare l’attuale profilo giuridico del sistema PEC, è da ritenersi preferibile prendere in esame soltanto quelle specifiche disposizioni da cui possa ricavarsi una puntuale descrizione dell’istituto.
  3. Cfr Filippo Novario, “Le prove informatiche nel processo civile”, Giappichelli Editore, Torino, 2014, pag XIV
  4. In realtà, il processo telematico rappresenta un progetto di lungo corso, le cui radici risalgono addirittura al 1997, come attuazione della L. 59/97 (riforma della PA e semplificazione amministrativa) ed in particolare dell’art.15, che attribuiva ai documenti informatici valore e rilevanza ad ogni effetto di legge.
  5. Cfr Alberto Mazza, Il ruolo fondamentale della posta elettronica certificata, in http://www.dirittoegiustizia.it/news/23/0000067507/Il_ruolo_fondamentale_della_posta_elettronica_certificata.html, 03/04/14.
  6. Luca Giacopuzzi, “La posta elettronica certificata tra teoria e prassi”, in Il Documento Digitale, Anno MMXII n. I
  7. La ricevuta di avvenuta consegna può essere di tre tipi: completa, quando contiene anche il messaggio originale compresi gli allegati; breve, quando include il messaggio originale ma solo un’impronta degli allegati, ottenuta mediante una funzione crittografica; sintetica, se vengono allegati solo i dati di certificazione (si tratta dei dati relativi alla trasmissione del messaggio, quali data e ora di invio, mittente, destinatario, oggetto, id entificativo del messaggio e così via). Selezionando la ricevuta di avvenuta consegna completa, è altresì possibile certificare che il contenuto ricevuto dal destinatario corrisponde esattamente a quanto inviato dal mittente.
  8. Ass. ANORC, “Denuncia allo Stato Italiano per inadempimento delle norme comunitarie su firma elettronica, fatturazione elettronica e PEC”, in http://www.anorc.it/notizia/38_Denuncia_allo_Stato_Italiano_per_inadempimento_delle_norme_ comunitarie_su__.html (11/04/08).
  9. Circolare Assonime n. 28 del 7 luglio 2009 che individua la Pec attuale come “sistema funzionante solo all’interno del territorio italiano”.
  10. Anche l’European Telecommunication Standards Institute (ETSI), organismo per la standardizzazione nelle telecomunicazioni riconosciuto dall’ordinamento dell’Unione Europea, ha ultimato fra il 2007 e il 2009 un’indagine volta a valutare lo stato di implementazione delle Registered E-Mail (REM) in Europa, i cui risultati sono poi stati pubblicati nel TR 102 605.
  11. Arne Tauber, Bernd Zwattendorfer, Thomas Zefferer “A Shared Certified Mail System for the Austrian Public and Private Sectors”, in Computer Science Volume 6866, 2011, pp 356-369.
  12. Elena Falletti, “E-Justice. Esperienze di diritto comparato”, Giuffrè, 2008, pp 156 e ss.
  13. Cfr. F. Novario, “Processo Civile telematico”, Giappichelli Editore, Torino, 2014, pag. 182.
  14. Cfr. F. Novario, “Le prove informatiche nel processo civile”, Giappichelli Editore, Torino, 2014, pagg. 114-16. ◊

Bibliografia essenziale

  • F. Novario, “Processo Civile telematico”, Giappichelli Editore, Torino, 2014,
  • F. Novario, “Le prove informatiche nel processo civile”, Giappichelli Editore, Torino, 2014
  • E. Falletti, “E-Justice. Esperienze di diritto comparato”, Giuffrè, Milano, 2008. ◊

 

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