Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

MODELLO NAZIONALE DEI POLI ARCHIVISTICI: PRIMO ACCORDO OPERATIVO

di Elena Lisi

[toggle Title=”Agenzia per l’Italia Digitale, Archivio centrale dello Stato, Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna (IBACN) – Convenzione per la conservazione dei documenti informatici”]In base ad un accordo tra AgID e il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo (MiBACT) è stata siglata una convenzione per la conservazione dei documenti informatici. Il documento è un primo passo per l’avvio della sperimentazione da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale e dell’Archivio Centrale dello Stato sulle soluzioni organizzative e tecniche impiegate nell’ambito del Polo Archivistico Regionale per la conservazione degli archivi digitali.[/toggle]

La convenzione operativa firmata l’8 agosto del 2013 dall’Agenzia per l’Italia Digitale, dall’Archivio Centrale dello Stato e dall’Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia Romagna, costituisce un concreto passo in avanti nella definizione di nuove soluzioni di concentrazione degli atti in istituti specifici, dedicati alla tutela a lungo termine della documentazione informatica prodotta dalla pubblica amministrazione e dagli enti pubblici. Il documento si sviluppa dall’accordo siglato il 25 luglio dello stesso anno, con il quale si è dato inizio alla collaborazione tra l’Agid, la Direzione Generale degli Archivi del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo e l’Archivio Centrale dello Stato, per la definizione e alla realizzazione dei poli conservativi distribuiti.

L’intento delle parti è quello di disegnare un modello nazionale di riferimento, adattabile alle diverse realtà italiane e che consenta la costituzione di strutture in grado di garantire corrette procedure di archiviazione, tutela e accesso ai documenti amministrativi informatici e a ogni altro oggetto digitale, prodotti dagli organismi dello stato. Il passo successivo è la creazione di una rete di collegamento tra i diversi poli e la realizzazione di un archivio nazionale della pubblica amministrazione italiana per la conservazione e l’accesso agli atti amministrativi informatici.

Date le peculiarità del panorama documentario informatico si vuole suggerire una valida soluzione di custodia del patrimonio informativo. L’avvento del digitale ha determinato l’utilizzo di differenti strumenti di organizzazione, memorizzazione e fruizione delle informazioni prodotte, imponendo una totale revisione della tradizionale prassi archivistica; i tempi e le procedure basate sulla distinzione classica delle tre fasi di archiviazione (corrente, di deposito e storica) si modificano profondamente e si rende necessaria una riprogrammazione delle attività di tutela e la definizione di requisiti descrittivi fin dalla fase di produzione (“concezione”) dell’archivio. Di conseguenza, l’efficacia delle attività di custodia in home dei contenuti informativi digitali è messa in crisi dalla continua evoluzione delle tecnologie informatiche, dalla fragilità dei supporti e dall’obsolescenza dei formati elettronici.

Come disposto dalla normativa un sistema di conservazione ha un compito piuttosto complesso, teso ad assicurare l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, dei documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati, dei fascicoli informatici ovvero delle aggregazioni documentali informatiche e dei relativi metadati, dalla presa in carico dal produttore fino all’eventuale scarto(1). I poli archivistici di conservazione rappresentano una soluzione ottimale in tal senso; se correttamente organizzati in termini di infrastrutture tecnologiche avanzate e personale specializzato possono costituire una valida alternativa al policentrismo degli istituti conservativi e favorire un concentramento delle attività e un contenimento dei costi da parte del soggetto produttore, garantendo elevati livelli di affidabilità, attraverso il monitoraggio continuo delle procedure di archiviazione e la sicurezza fisica e logica degli impianti.

 

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