Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

MODALITÀ PER L’ACCREDITAMENTO E LA VIGILANZA SUI SOGGETTI CHE SVOLGONO ATTIVITÀ DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

di Simonetta Zingarelli

[toggle Title=”genzia per l’Italia Digitale – Circolare n. 65 del 10 aprile 2014″]Con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale n. 89 del 16 aprile 2014 della Circolare AgID n. 65/2014 entrano in vigore le nuove modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici.[/toggle]

Il Codice dell’Amministrazione Digitale prevede che i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, possano chiedere l’accreditamento presso l’Agenzia per l’Italia digitale.

Il DPCM 3 dicembre 2013, che ha introdotto le nuove regole tecniche in tema di conservazione, prevede infatti all’art. 5 che – ai sensi dell’art. 44 del CAD – il responsabile della conservazione possa o sviluppare il sistema di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidarlo a un soggetto esterno, un conservatore pubblico o privato che offra idonee garanzie organizzative e tecnologiche che sono certamente più facili da dimostrare ottenendo l’accreditamento presso AgID. In particolare, sempre secondo l’art. 5, le pubbliche amministrazioni che decidono di affidare all’esterno i processi di conservazione dei loro documenti devono obbligatoriamente rivolgersi a conservatori accreditati secondo quanto previsto dall’art. 44 bis, comma 1 del CAD.

Inoltre, il DPCM 3 dicembre 2013 prevede, all’articolo 13, che sia proprio l’Agenzia per l’Italia digitale a definire con propri provvedimenti le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui conservatori di cui all’art. 44-bis del Codice, soggetti che dovranno attenersi alle regole tecniche per la gestione del sistema di conservazione, nonché per lo sviluppo dei processi stessi.

Sulla base, dunque, di quanto specificato, tutti i soggetti che intendessero procedere alla richiesta di accreditamento sono tenuti a presentare la domanda presso AgID e adempiere alle indicazioni previste dalla Circolare n. 65 del 10 aprile 2014 emanata dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che ha abrogato e sostituito il precedente provvedimento(1), e nella quale sono specificate le modalità che i conservatori pubblici e privati (art. 44, comma 1 del CAD) devono seguire per poter ottenere l’accreditamento: dall’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria indispensabile per sviluppare i processi di conservazione, all’impiego di personale dotato di preparazione specifica ed esperienza nell’ambito della gestione documentale e conservazione digitale, alla capacità di dimostrare il rispetto delle norme del CAD e del DPCM 3 dicembre 2013 (recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione).
Il conservatore dovrà dimostrare, inoltre, di saper utilizzare sistemi sicuri, che diano garanzia di conformità alle misure di protezione della riservatezza dei dati e a quanto previsto dagli standard e dalle specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità previsti dalle regole tecniche e dal CAD.

Nel caso in cui il conservatore sia un soggetto privato, dovrà avere la forma giuridica di una società con capitale sociale di almeno 200.000 euro e possedere i requisiti di cui al D.Lgs. 385/93.
È prevista anche la possibilità che il conservatore affidi alcune attività di supporto del processo di conservazione ad altro conservatore, con riferimento però soltanto alle infrastrutture per la memorizzazione, trasmissione ed elaborazione dei dati. In tal caso l’AgID richiede che le modalità con cui avviene questo affidamento siano inserite nel Manuale della conservazione e che, inoltre, il conservatore fornisca copia del contratto stipulato con l’eventuale altro conservatore(2).

L’AgID valuta le caratteristiche dei soggetti richiedenti l’accreditamento sulla base del rispetto di quanto previsto dalla Circolare e dalla Documentazione descritta negli specifici documenti correlati al provvedimento consultabili sul sito dell’Agenzia stessa. Sulla base dunque della domanda e della documentazione prodotta, l’Agenzia dispone con provvedimento motivato l’accoglimento o il diniego della domanda. Nel caso in cui entro 90 giorni non venga comunicato il provvedimento che neghi l’accreditamento, ciò significherà che la domanda è stata accolta.
Con l’accoglimento della domanda si dispone l’iscrizione del conservatore presso un apposito elenco tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

 

…continua su EDICOLeA

Altri articoli di Simonetta Zingarelli

Translate »