Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

LA GESTIONE DOCUMENTALE IN BANCA: LO STATO DI ATTUAZIONE DELLA DEMATERIALIZZAZIONE

a cura della Redazione

[toggle Title=”ABI Lab e ANORC – “Linee Guida per la conservazione digitale in banca“”]La conservazione digitale è oggi un tema di forte attualità per il settore bancario, così come per la pubblica amministrazione e le aziende, consapevole dei vantaggi che potranno derivare dalla dematerializzazione e digitalizzazione dell’ingente mole di dati e documenti gestiti.
I dati analizzati da ABI Lab forniscono una fotografia dello stato di attuazione della dematerializzazione e della digitalizzazione documentale nel settore bancario, fornendo altresì gli strumenti fondamentali per comprendere le potenzialità ed i possibili usi delle nuove tecnologie.[/toggle]

L a dematerializzaione e la conservazione digitale sono temi oggi molto sentiti dalle pubbliche amministrazioni e dalle aziende, tra le quali le banche, che hanno la necessità di gestire correttamente l’ingente mole di dati e documenti prodotti.
Proprio al settore bancario si rivolge l’indagine condotta a dicembre 2013 dal Gruppo di Lavoro Documento Elettronico coordinato dal Consorzio ABI Lab su un campione di 18 banche/gruppi bancari rappresentativi di circa il 51% del sistema in termini di sportelli e 48% in termini di dipendenti. I risultati, riportati nelle “Linee Guida per la conservazione digitale in banca“, sono in parte illustrati di seguito e forniscono una chiara fotografia del livello attuale di dematerializzazione nel settore bancario.

Dal cartaceo al digitale
Come già detto, aziende e pubbliche amministrazioni stanno ponendo grande attenzione alla digitalizzazione e al passaggio da una gestione documentale cartacea ad una elettronica, intuendo i benefici che ne possono derivare, come il risparmio dei costi di stampa, di archiviazione, di lavorazione, ecc., oltre a rendere più efficiente l’operatività e migliorare la gestione e la reperibilità delle informazioni e dei documenti.
Si ricorda che per conservazione digitale si intende il processo che permette di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato, conferendo, dunque, ai documenti elettronici la stessa efficacia giuridica dei documenti cartacei.

Come previsto dal Decreto Legislativo 82/2005, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), tutti i documenti che per legge o regolamento devono essere conservati possono essere riprodotti e archiviati su supporto informatico, acquisendo validità a tutti gli effetti di legge, a patto, però, che la loro riproduzione e conservazione siano effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e preservarne il contenuto nel tempo.
Il passaggio al digitale resta comunque molto complesso, per una serie di molteplici aspetti di tipo organizzativo, normativo ed economico, oltre che culturale. Nonostante il percorso verso una banca paperless sia ancora articolato, anche alla luce del complesso iter di completamento del quadro normativo riferito alle regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), secondo i dati elaborati nell’indagine ABI Lab, diverse banche hanno già avviato iniziative di conservazione a norma e di gestione evoluta dei documenti, insieme con progetti e studi di fattibilità concentrati su nuove modalità di sottoscrizione dei documenti informatici, ad esempio tramite firma su dispositivi tablet o grafometrica.

 

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