Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

LA DIGITALIZZAZIONE DELLA DOGANA PASSA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLE ACCISE

di Nicola Savino

La conservazione sostitutiva delle accise dovrà seguire di fatto lo stesso percorso seguito per la dematerializzazione dei documenti contabili e fiscali, come ad esempio fatture, libri e registri iva, con la differenza di interfacciamento in termini di processo con l’Agenzia delle Dogane.

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Le nuove norme doganali, atte a semplificare il rapporto tra le imprese e a tutelare al tal fine i consumatori contro i prodotti illegali e contraffatti, sono entrate in vigore il 1° maggio del 2016. Tali norme hanno portato, difatti, un cambiamento radicale rispetto alla normativa del 1992, con particolare riguardo a:

  1. validità e uso delle autorizzazioni alle procedure di domiciliazione;
  2. presentazione dei documenti di accompagnamento;
  3. nuova disciplina per la rappresentanza (art.19 cdu);
  4. modifica del termine di scadenza delle partite di temporanea custodia (art. 149 cdu);
  5. operazioni di transito: garanzie isolate ad uso multiplo;
  6. facilitazioni per “ordinaria c/o luogo” e per semplificate transito;
  7. facilitazioni per “ordinaria c/o dogana” subordinate all’utilizzo del FE.

Queste nuove inserzioni sono state esplicitate congiuntamente nella “Nota n. 45898 RU” e nella “Circolare n. 8/D” del 19 aprile 2016, dalle quali si evince la necessità di permettere agli operatori di rendere più semplice e rapide le procedure doganali, mettendo a disposizione dei consumatori tutti i prodotti eventualmente richiesti in modo più rapido ed economico.
Al fine di consentire tali procedure, il CDU ha aperto le porte a nuovi sistemi informatici in modo da garantire non sola la qualità e la economicità del prodotto, ma soprattutto di evitare l’illegalità e la contraffazione dei prodotti stessi. In realtà, i moderni sistemi informatici consentono di risolvere a pieno eventuali perplessità derivanti dalla entrata in vigore del DMEF del 17 giugno del 2014.
Il DMEF del 23 gennaio del 2004, abrogato dal DMEF del 17 giugno del 2014, recitava all’art. 2 rubricato “Emissione, conservazione ed esibizione” al comma 2 ( …) che “il presente decreto non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane”.
Sotto questo profilo numerose sono state, fino ad oggi, le criticità mosse a seguito della pubblicazione in Gazzetta Ufficiale il 26 giugno del 2014 del DMEF del 17 giugno del 2014, in quanto ha escluso qualsiasi tipo di riferimento alla digitalizzazione delle accise.

Si può quindi pensare alla dematerializzazione della accise doganali, tenendo conto che i documenti collegati a quest’ultime possono essere telematici prima e informatici a norma dopo. Si tratterebbe quindi di implementare un processo di conservazione sostitutiva a norma, avendo come riferimento tecnico e di processo il DPCM del 3 Dicembre 2013 che di fatto permette la conservazione di qualunque tipologia documentale ad eccezione per quelle tipologie documentali indicate dal DPCM del 21 Marzo 2013. La conservazione sostitutiva delle accise dovrà seguire di fatto lo stesso percorso seguito per la dematerializzazione dei documenti contabili e fiscali, come ad esempio fatture, libri e registri iva, con la differenza di interfacciamento in termini di processo con l’Agenzia delle Dogane. A ben vedere, infatti, la digitalizzazione messa in atto con la circolare da parte dell’Agenzia delle Dogane, è parte integrante di un piano operativo e strategico verso la completa digitalizzazione dei rapporti tra impresa e dogana, iniziata già qualche anno fa. Ora è necessario focalizzarsi esclusivamente sulle accise e sulla possibilità di conservarle in maniera sostitutiva.  Peraltro, già con il vecchio DMEF del 23 gennaio 2004, non si capiva il motivo dell’esclusione di questa tipologia documentale, che a livello sia contabile-fiscale sia doganale, non possiede caratteristiche particolari atte a far pensare che non era possibile dematerializzarla.

Per di più, nel corso di questi anni, anche diverse risoluzioni della stessa Agenzia delle Entrate erano in contrasto con il vecchio DMEF. A conoscenza di chi scrive, esistono, infatti, molti casi di aziende che comunque hanno potuto conservare in digitale i documenti contabili e fiscali in materia di accise e anche a seguito di controlli da parte delle autorità competenti, non si è mai evidenziato un problema tecnico, giuridico e quindi di opponibilità.
Ricordiamo che per accisa, si intende un’imposta sulla fabbricazione e vendita di prodotti di consumo spesso su larga scala e da tempo l’Agenzia delle Dogane, con AIDA (Automazione Integrata Dogana Accise) e con il Tavolo tecnico di digitalizzazione delle accise a cui hanno partecipato e partecipano associazioni, esperti ed Enti, si sta procedendo alla definizione di diversi step procedurali per la telematizzazione delle accise.

Risulta infatti chiaro che l’Agenzia delle Dogane ha un doppio vantaggio, se si gestisce tutta la filiera su digitale e quindi supporti, strumenti e canali informatici. Da un lato infatti si ottengono controlli più veloci, veritieri, certi e collegati con le altre tipologie documentali, avendo anche un’archiviazione del fascicolo inerenti le accise, dall’altro non si produce carta e quindi non si rende il processo ibrido, ma un unico processo digitale che prevede la smaterializzazione delle accise su carta. La conservazione è difatti, la parte finale di un processo che deve essere già digitalizzato a monte e che chiude il cerchio permettendo nel tempo la tenuta informatica di queste tipologie documentali. Ad esempio il DAA Telematico con EMCS, ha rappresentato e rappresenta una digitalizzazione di un intero processo, arrivando a sostituire completamente il supporto cartaceo. L’EMCS è un sistema informatizzato comunitario per il controllo dei movimenti tra gli Stati membri dei prodotti in sospensione d’accisa (alcol e bevande alcoliche, vino, tabacchi e prodotti energetici) in regime sospensivo.

Il sistema prevede, per questi movimenti, la sostituzione del documento amministrativo di accompagnamento (DAA) in formato cartaceo con un messaggio elettronico, consentendone così il controllo in tempo reale. La Direttiva 118/2008/EC obbliga tutti gli Stati membri e gli operatori economici ad aderire all’EMCS, che rappresenta la base per la costruzione di un sistema di analisi dei rischi nel settore delle accise. Da sottolineare come si preveda, e si parli, di messaggio elettronico e non di documento informatico. Di particolare rilevanza, infatti, è la conservazione dei record e non dei documenti.

L’informatica vive più di informazioni digitali che di documenti digitali e la procedura dovrebbe sempre essere quella di conservare record invece che documenti. è più importante dematerializzare un processo che un documento, in quanto la gestione e la conservazione a norma dei record, permette di digitalizzare un processo, lasciando al documento la semplice rappresentazione visiva delle informazioni. Le accise vivono di entrambi i mondi, di record e di documenti informatici. E anche quando sono documenti, rispetto al passato, devono essere dematerializzate. Per questo motivo il nuovo DMEF del 17 Giugno 2014, guardando avanti, non ha previsto un’esclusione diretta. E la digitalizzazione dei documenti doganali con le ultime novità normative , seguono la direzione giusta.

Nel nuovo Codice doganale dell’Unione, presupponendo l’utilizzo di sistemi informatici d’avanguardia, tali da fornire rapidamente dati di qualità sui prodotti oggetto degli scambi, si razionalizzerà, semplificherà e si digitalizzerà tutto ciò che riguarda il “Piano tecnico di automazione 2015”. A conferma di ciò una giusta considerazione del Commissario agli Affari economici e finanziari, fiscalità e dogana, Pietro Moscovici: “un’efficiente Unione doganale UE facilita il commercio e, al tempo stesso, fa rispettare le norme necessarie sulla sicurezza e i diritti di proprietà intellettuale”. ©

 


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