Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

IMPRONTA DELL’ARCHIVIO INFORMATICO: NON PIÚ NECESSARIA LA COMUNICAZIONE

di Nicola Savino

Agenzia delle Entrate – Risoluzione n. 4/E del 19 gennaio 2015

Con la richiesta di consulenza giuridica, l’Agenzia delle Entrate conferma l’interpretazione dell’’Associazione istante ovvero che, nonostante il tenore letterale dell’articolo 7, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, l’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico sia completamente abrogato anche per i documenti conservati prima dell’entrata in vigore del decreto.

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Iniziamo subito da una premessa. L’invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate era sbagliato già all’ora. Sbagliato in quanto non si teneva conto della validità della marcatura temporale a seguito della sottoscrizione digitale è appunto della rispettiva validazione temporale da parte del responsabile della conservazione sui documenti oggetto di conservazione. Ancor prima del DPCM del 3 Dicembre 2013, che ha cambiato radicalmente le regole tecniche per la conservazione di qualsiasi documento informatico, secondo quanto riportava la ormai ex Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004, il responsabile della conservazione firmava e marcava quel che all’ora si chiamava evidenza informatica o super impronta, apponendo una validazione temporale secondo quanto dettato dal DPCM del 30 marzo 2009. Quest’ultimo dispone: “1. Tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell’interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previste dal certificatore. 2. La marca temporale è valida per il periodo di conservazione stabilito o concordato con il certificatore di cui al comma 1.”

È dunque evidente che una marca temporale già di per se, consente di validare la conservazione dei documenti per un numero di anni superiori a quella della conservazione civilistica, che ricordiamo è di 10 anni. Decade dunque il senso dell’invio dell’impronta dei documenti informatici, che prima dell’entrata in vigore del DMEF del 17 Giungo 2014, la stessa Agenzia delle Entrate richiedeva, ovvero l’estensione temporale dei documenti conservati.
Infatti non sussiste più alcun obbligo di comunicare l’impronta dell’archivio informatico: e questa possibilità viene anche estesa ai documenti fiscali conservati prima dell’entrata in vigore del DMEF DEL. 17 giugno 2014. Il chiarimento e il passo indietro dell’Agenzia delle Entrate arriva con la risoluzione n. 4/ del 19 gennaio 2015.

In particolare, l’art. 7, D.M. 17 giugno 2014, dispone: “2. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto è abrogato il decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 23 gennaio 2004. 3. Le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del presente decreto. 4. I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche di cui al comma 3 possono essere riversati in un sistema di conservazione elettronico tenuto in conformità delle disposizioni del presente decreto.”
In base alla lettera del comma 3, per i documenti conservati prima dell’entrata in vigore del D.M. 17 giugno 2014 sussistere l’obbligo di trasmettere alle competenti Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. Tuttavia, tale obbligo di trasmissione aveva dichiaratamente la finalità di “estendere la validità dei documenti informatici”.
Come dimostrato sopra, in effetti la stessa marcatura temporale consente di soddisfare questa estensione temporale, evitando dunque di fatto la necessità di estendere la validità dei documenti informatici, originariamente soddisfatta con l’obbligo di trasmissione. Ne consegue che l’obbligo di trasmissione per i documenti conservati prima dell’entrata in vigore del D.M. 17 giugno 2014 non è più necessario rispetto all’originaria finalità di estendere la validità dei documenti informatici.

L’invio dell’impronta dell’archivio informatico era infatti originariamente finalizzata a datare con certezza l’esistenza dei documenti e delle firme apposte; questo era dovuto dal fatto che la marcatura temporale, ovvero la validazione temporale, avesse una valenza triennale, tempo molto inferiore alla conservazione dei documenti contabili e fiscali , che ricordiamo essere di 10 anni, cinque per il codice tributario e dieci per quello civile.
Resta dunque valido conservare i documenti secondo le nuove regole tecniche esposte dal DPCM Del 3 Dicembre 2013 , per le quali il responsabile della conservazione con la firma digitale e la marca temporale certifica e chiude il processo di conservazione, senza appunto dover inviare alcuna impronta all Agenzia delle Entrate, entro quattro mesi della presentazione della dichiarazione dei redditi, che qualora si avesse avuto l anno fiscale corrispondente all’anno solare, sarebbe stato entro il 31 Gennaio dell’anno successivo a quello di riferimento.

In conclusione, quindi, si evita una comunicazione inutile e che avrebbe costituito soltanto un impegno maggiore sia per il contribuente sia per il responsabile della conservazione. ©

 

 


 

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