Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

IL MANUALE DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI: RIFERIMENTI NORMATIVI E SCELTE METODOLOGICHE

di Elena Lisi

Nonostante da anni si parli di dematerializzazione e conservazione a norma è solo recentemente, con l’emanazione dal 2013 di due specifici DPCM, che è stato possibile avere indicazioni precise, fare chiarezza e stimolare maggiormente il dibattito sulla necessità di revisione della prassi operativa tradizionale e attinente alle procedure esplicate con strumenti analogici, includendo nei manuali operativi esistenti elementi capaci di descrivere i documenti informatici ed elaborando nuovi strumenti per la documentazione di scelte metodologiche e procedure adottate.


 

Consentire l’accesso e la consultazione dei propri archivi nel tempo, attraverso l’ausilio delle tecnologie informatiche, rende indispensabile la costruzione di sistemi complessi, in grado di supportare le procedure in ogni fase di vita del documento 1 . Nonostante da anni si parli di dematerializzazione e conservazione a norma è solo recentemente, con l’emanazione dal 2013 di due specifici DPCM, che è stato possibile avere indicazioni precise, fare chiarezza e stimolare maggiormente il dibattito sulla necessità di revisione della prassi operativa tradizionale e attinente alle procedure esplicate con strumenti analogici, includendo nei manuali operativi esistenti elementi capaci di descrivere i documenti informatici ed elaborando nuovi strumenti per la documentazione di scelte metodologiche e procedure adottate.
Già da due anni le norme impongono a pubbliche amministrazioni e privati la compilazione di un manuale della conservazione dei documenti informatici, nel quale si è tenuti ad illustrare in modo dettagliato le caratteristiche del sistema di conservazione, le procedure adottate e i ruoli interni all’organizzazione, al fine di documentare prassi operative e impianti tecnologici posti in essere 2 .

Il manuale è da considerarsi l’unico strumento in grado di offrire una visione d’insieme di elementi, prassi e funzioni; da qui deriva l’importanza di aggiornarlo costantemente e conservarne le diverse versioni, al fine di attestare le procedure adottate e permettere lo studio delle evoluzioni del sistema nel tempo.

 

1. Prescrizioni normative e modelli organizzativi
Pensare alla conservazione nel lungo periodo significa adeguarsi ai cambiamenti imposti dalle evoluzioni dei contesti tecnologi e pianificare le attività individuando regole precise, sulla base di quanto indicato dalla normativa vigente. L’impulso legislativo primario deriva dal Codice dell’Amministrazione Digitale – che, ricordiamolo, quest’anno ha compiuto ben dieci anni- attraverso il quale è divenuta cogente l’inclusione di requisiti precisi del sistema, tali da assicurare la provenienza del documento,affinché esso possa essere ricondotto con certezza al soggetto che lo ha formato in origine, il mantenimento di tutti gli elementi che garantiscono l’efficacia probatoria, la leggibilità e consultabilità degli archivi per fini amministrativi e di tutela e la valorizzazione della memoria storica, attraverso la predisposizione di idonee misure di sicurezza fisica e logica.

Le procedure da documentare nel manuale della conservazione devono essere differenziate sulla base della soluzione individuata. Il CAD impone per tutti i soggetti, siano essi pubblici oppure privati, l’obbligo di conservare i propri documenti informatici 3 ; inoltre secondo le regole tecniche in materia è possibile costruire sistemi di conservazione che siano interni alla struttura del soggetto produttore oppure affidare all’esterno tutto o parte del processo 4 . Nel caso in cui sia una pubblica amministrazione ad affidare in outsourcing il servizio, il conservatore pubblico o privato con il quale viene stipulato il contratto deve dimostrare un’elevata affidabilità organizzativa, economica e tecnologica e dunque risultare obbligatoriamente presente nell’elenco dei conservatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale 5 .

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