Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

I SISTEMI DOCUMENTALI, LA CONSERVAZIONE E IL RECORDS MANAGEMENT

di Nicola Savino

Un sistema documentale è una delle funzioni più importanti e portanti del sistema informativo aziendale, sia per il supporto e l’integrazione dei processi decisionali, sia evidentemente per la conservazione e la valorizzazione del patrimonio documentale. In ogni processo interno a qualsiasi azienda sono generate e gestite diverse informazioni, e pertanto assume rilevante importanza il sistema documentale, al quale è affidata la gestione, l’organizzazione e la conservazione delle informazioni stesse.

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Secondo la nuova disciplina dettata dalle Regole tecniche in materia di conservazione digitale dei documenti informatici, di cui al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013(1), i processi di dematerializzazione sono diventati più strutturati e più complessi rispetto a quelle che erano le direttive della Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004(2). Le innovazioni, sia di natura tecnica che di processo, sono la chiara conseguenza dell’introduzione di un nuovo standard, ISO 14721:2012 – Open Archival Information System (OAIS), e del modello definito dalle norme UNI 11386:2010 – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO).
La maggior parte dei sistemi documentali oggi presenti sul mercato non sono stati, però, sviluppati con l’intento di essere già adesi al nuovo standard e di conseguenza necessitano di una completa reingegnerizzazione di quelli che sono i processi e la gestione, l’archiviazione e in ultimo la conservazione delle informazioni digitali in essi gestiti, archiviati e conservati.

Ruolo e responsabilità del responsabile della conservazione
Ai sensi dell’art. 6 delle citate Regole tecniche, nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a) produttore; b) utente; c) responsabile della conservazione.
All’interno dell’OAIS il responsabile della conservazione(3) è la figura che governa l’intero processo di conservazione e, se pur non avendo direttamente responsabilità sulla produzione dei documenti e delle informazioni, che sono in capo al produttore, ha il compito di assicurare il corretto svolgimento del processo di conservazione, evitando rallentamenti e problematiche di autenticità.
Si ricorda che per utente si intende qualunque soggetto adibito al controllo dei documenti conservati digitalmente o chiunque ne faccia esplicita richiesta al responsabile della conservazione sostitutiva.

L’importanza della gestione e conservazione di un record
L’obiettivo principale di un modulo di conservazione è quello di consentire la conservazione a lungo termine dei documenti contenuti nel repository documentale, in modo tale da garantire il mantenimento a lungo termine delle caratteristiche di integrità, autenticità, reperibilità, leggibilità, riproducibilità e trasferibilità.
Inoltre, in conformità con quanto indicato dal modello OAIS, il modulo deve attuare la conservazione del documento con riferimento non ad un semplice oggetto informativo digitale, bensì ad un pacchetto informativo costituito da informazioni di contenuto, informazioni di identificazione, informazioni di contesto, informazioni di provenienza, informazioni di stabilità, informazioni di pacchetto e dati descrittivi del pacchetto stesso.
Proprio questo approccio, che considera il documento un pacchetto di informazioni e non semplicemente un oggetto informativo, rende necessario considerare l’opportunità di conservare un record, anziché un oggetto. è bene, dunque, chiarire quanto sia importante che un sistema documentale riesca a gestire e conservare un record.

Innanzitutto occorre tener presente che un sistema documentale è, da sempre, una delle funzioni più importanti e portanti del sistema informativo aziendale, sia per il supporto e l’integrazione dei processi decisionali, sia per la conservazione e la valorizzazione del patrimonio documentale. Proprio in merito al patrimonio documentale, è facile immaginare, data la grande quantità di dati gestiti e conservati, le dimensioni – e anche il valore – che questo può raggiungere in una azienda di medie-grandi dimensioni.
Dunque, data la mole di informazioni generate e gestite nell’ambito di ogni processo interno a qualsiasi azienda, sia essa anche di piccole dimensioni, risulta di centrale importanza la predisposizione di un sistema documentale in grado di gestire, organizzare e conservare  in maniera efficiente le informazioni stesse. A questo punto, è facile intuire i vantaggi derivanti dall’adozione dello standard Open Archival Information System per la gestione di tutto il sistema documentale.

Un aspetto fondamentale da considerare è che spesso le informazioni trattate non sono semplicemente dei documenti, ma dei record: non bisogna, infatti, trascurare il fatto che lo sviluppo della tecnologia (non solo quella informatica) produce di conseguenza un continuo aumento della quantità di informazioni e dati prodotti, che devono essere gestiti, archiviati e conservati.
Basti pensare, poi, al livello di penetrazione delle nuove tecnologie  nella vita di tutti i giorni, ed anche nei settori professionali, tra i quali – ad esempio – quello medico, bancario, assicurativo, per comprendere facilmente quale sia la mole di informazioni e dati che necessitano di essere conservati.

Dovendo, quindi, gestire dei record, il Records Management deve essere la base dei processi di dematerializzazione, o meglio, di digitalizzazione. Risulta chiaro, infatti, che la digitalizzazione permette di disporre fin da subito di informazioni digitali, senza dover ricorrere, come accade per la dematerializzazione, alla conversione e trasferimento di informazioni analogiche su supporti e metodologie digitali.
Un esempio efficace è la compilazione di un form online: di per se è un documento informatico, ma a guardar bene è un insieme di record da dover archiviare e conservare secondo quanto disposto dalle nuove regole tecniche e dalla normativa attualmente in vigore.

Dunque, grazie al Records Management, il sistema informativo documentale può fare quel salto di qualità tecnico per essere considerato un vero e proprio Enterprise Content e Digital Preservation Management System, consentendo di identificare, garantire e gestire nel modo più corretto possibile i documenti informatici nel tempo, attraverso modelli, requisiti e standard che garantiscono l’efficacia della conservazione delle informazioni, oltre che valenza probatoria.

Inoltre, è sempre grazie al Records Management che oggi sono diffuse, in quasi tutti i sistemi documentali, funzionalità e concetti importantissimi, quali il versioning di un documento o il workflow di un intero processo o flusso documentale. Prendendo spunto proprio dal versioning e dal workflow, è interessante osservare che l’ulteriore sfida, oggi, consiste nel riuscire a garantire che un documento o una informazione siano immutabili e certi nel tempo, anche quando cambia il loro stato o la loro versione. Infatti, aldilà del versioning e del workflow, è bene spingersi oltre e capire come applicare un processo di conservazione anche a quei documenti che mutano nel tempo. La risposta a queste problematiche è proprio la conservazione dei record: solo tramite la conservazione di ogni singolo record il processo di dematerializzazione o di conservazione può garantire la certezza del dato.

I vantaggi di un sistema di Records Management
Attualmente ci sono diversi standard che, nel tempo, sono stati riconosciuti validi per applicare le logiche del Records Management; a parere di chi scrive, quello più robusto è l’ISO 15489:2001 – Records management, che contiene tutte le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione di record e documenti, ed è indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa, e quindi assolutamente interoperabile. Lo standard ISO 15489:2001 permette inoltre di definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare documenti ed informazioni e specifica in modo dettagliato i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di records e del processo.

A questo punto, risulta chiaro che la realizzazione di un sistema di conservazione rispondente agli standard ISO 15489:2001 e ISO 14721:2003, relativi rispettivamente a Records management e Open Archival Information System (OAIS), consente di mettere in atto un insieme di metodologie sicure ed efficaci per la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.
Da questa pur breve analisi appaiono chiari i vantaggi che un responsabile della conservazione digitale può ottenere da un sistema di Records Management:

  1. avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come, ad esempio, un PDF);
  2. essere conformi alle leggi, ai regolamenti e agli standard richiesti;
  3. garantire la conservazione dei documenti nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica e normativa;
  4. avere nello stesso tempo efficienza ed efficacia nei processi di dematerializzazione;
  5. avere un legame univoco ed indissolubile tra record (o documento) ed i rispettivi metadati.

Non bisogna, però, dimenticare che tra i requisiti richiesti ad un sistema documentale vi sono l’interoperabilità e l’interconnessione. Se da una parte quanto argomentato finora fornisce una direzione utile per la definizione di un sistema interoperabile, per quanto riguarda l’interconnesione sono poche le linee guida pubblicate, e ciò porta spesso a trascurare questo aspetto che, invece, è di fondamentale importanza in ogni processo documentale digitale.

Proprio l’interconnessione del sistema documentale con le principali applicazioni gestionali che si trovano in azienda è un aspetto da non sottovalutare, ma al contrario, da tenere in forte considerazione.
Occorre, infatti, consentire la creazione di un’unica base informativa che venga alimentata, non solo da funzionalità e da processi come quelli del protocollo informatico, ma soprattutto da tutti gli applicativi presenti all’interno dell’azienda, a loro volta resi disponibili ad altri stakeholders per mezzo di diversi canali e collegamenti.
D’altra parte, la gestione integrata di tutti i flussi di dati digitali tra una azienda ed i propri fornitori e clienti è da sempre un tema di grande importanza. Prendendo come esempio la fatturazione elettronica nell’ambito delle pubbliche amministrazioni, questa avrà proprio lo scopo di digitalizzare completamente la filiera di tutti i processi di fatturazione di tutte le aziende e le P.A., creando un unico standard e un unico modus operandi di fatturazione.

Questi sono solo i primi passi, vista anche la recente introduzione delle nuove regole tecniche in materia, che assumono probabilmente la valenza di buoni propositi, ma sono i presupposti fondamentali per lo sviluppo organico del processo di digitalizzazione già in atto. ©

NOTE

  1. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013. “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.”.  (Supplemento Ordinario n. 20 alla Gazzetta Ufficiale n. 59 del 12 marzo 2014).
  2. Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione. Deliberazione 19 febbraio 2004, n. 11. “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita’ dei documenti agli originali – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.” (Gazzetta Ufficiale n. 57 del 9 marzo 2004)
  3. Il ruolo del responsabile della conservazione è definito all’art. 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013. ◊

 


 

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