Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

I RISULTATI DELLA RICERCA SUI PROCESSI DOCUMENTALI BUSINESS-CRITICAL EUROPEI

di Corrado Randaccio

[toggle Title=”Ricoh Document Governance Index 2012″]Pubblicata la ricerca indipendente condotta da Coleman Parkes Research e commissionata da Ricoh Europe PLC sulle modalità con cui i processi documentali critici per le aziende vengono gestiti in Europa, vale a dire quei processi che in un’azienda si verificano in modo regolare e costante. Tali processi possono essere basati su elevati volumi di documenti e, aspetto ancora più importante, hanno un impatto diretto sulle interazioni delle aziende con clienti e dipendenti. Tra le aree coinvolte: risorse umane, gestione e reportistica finanziaria, acquisti, contabilità clienti e contabilità fornitori.[/toggle]

[dropcaps style=”fancy”]A[/dropcaps]lla base del rapporto tra un’azienda, i suoi clienti e le informazioni c’è un elemento fondante che li riguarda tutti: si tratta dei processi documentali, le interazioni che avvengono con regolarità e in modo ripetuto nell’ambito di aree importanti delle aziende come ad esempio le risorse umane, il reparto finanziario, gli acquisti e la contabilità. Per dare un visione aggiornata di come le aziende svolgono questi processi documentali, considerata la natura sempre più “mobile” e globale del posto di lavoro di oggi, la multinazionale Ricoh Company Ltd, con sede a Tokyo, ha commissionato una ricerca indipendente condotta ed elaborata da Coleman Parkes Research il “Ricoh Document Governance Index 2012”.

La ricerca è stata realizzata conducendo 1.075 interviste ad alti dirigenti (C-Class), direttori e altri dipendenti di organizzazioni di dimensioni grandi (oltre 1.000 dipendenti), medie (500-999 dipendenti) e piccole (con meno di 500 dipendenti) situate in Belgio, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Svezia, Finlandia, Norvegia, Danimarca, Spagna, Svizzera, Regno Unito e Irlanda. Lo studio si chiede se le aziende, rispetto a un modello di riferimento sviluppato nel 2009, siano riuscite a migliorare la gestione dei processi documentali critici. Questi processi sono alla base di ogni organizzazione e delle attività svolte dai dipendenti e permettono alle aziende di generare cash flow e di rispettare requisiti legali e di conformità.

Le aziende si chiedono sempre come organizzare al meglio il patrimonio informativo già esistente in azienda e di strutturare i flussi di ingresso, uscita e condivisione delle informazioni. Uno dei dati di spicco della ricerca è che le aziende non sono state in grado di mantenere i propri processi documentali al passo con i rapidi cambiamenti che hanno contraddistinto la tecnologia. Di conseguenza i sistemi non sono connessi tra loro, i dati non sono strutturati e i dipendenti non sono in grado di accedere alle informazioni di cui necessitano. Secondo la ricerca, l’82% dei dipendenti intervistato afferma: “Il nostro modo di lavorare è ormai superato e ci impedisce di essere efficienti e produttivi come potremmo invece essere”.

Se da un lato si è assistito ad una evoluzione sempre più “mobile” e globale del posto di lavoro di oggi le aziende europee affermano che nuovi dispositivi, come gli smartphone e i tablet, sono utili per gestire i processi documentali, la maggior parte dichiara di non essere in grado di massimizzare l’efficacia di tali tecnologie in quanto i sistemi di back-end non riescono a supportarle pienamente. In questo nuovo contesto, le aziende hanno affermato di non essere ancora riuscite a garantire che i processi documentali siano sicuri, ecosostenibili, efficienti, efficaci e tali da permettere la condivisione delle informazioni.
È inevitabile che, se gestiamo al meglio ciò che viene elaborato e scambiato nei processi aziendali, se organizziamo bene lo scambio interno di dati e documenti, rendendolo più efficiente e più scorrevole, arriveremo prima al risultato atteso. Ma non solo, il risultato si noterà in termini di efficienza generale dell’azienda e in termini di miglioramento nei rapporti con l’esterno, per esempio nel fornire risposte più rapide e complete al cliente.

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