Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO: REQUISITI GIURIDICI ED ISTRUZIONI OPERATIVE

di Fabrizio Lupone

Nei processi di dematerializzazione è fondamentale analizzare e definire in maniera corretta la fase di formazione del documento informatico in quanto spesso non viene formalizzata ma assorbita dalla fase di conservazione, mentre è necessario qualificarla in modo indipendente, anche contrattualmente, in quanto rappresenta la fase in cui si assicurano al documento informatico la validità giuridica ed il valore probatorio.


 

 

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i., nel seguito CAD) disciplina l’intero ciclo di vita di un documento informatico ovvero le modalità con cui questo è formato, gestito, conservato e trasmesso, comprese le regole concernenti il protocollo informatico, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti.

Scopo del presente articolo è sottolineare l’importanza della fase della formazione di un documento informatico intesa come quella fase che permette di associare al documento un valore giuridico e probatorio che può essere differente, quindi più o meno forte o debole, a seconda degli strumenti tecnologici, operativi e delle caratteristiche organizzative adottati nel processo.

L’ordinamento giuridico sul documento informatico sia italiano che comunitario è basato oramai sul principio di “neutralità tecnologica rispetto alla forma elettronica di un documento”. Il Legislatore, in sostanza, ha indicato i requisiti generali e specifici in merito al valore giuridico e all’efficacia probatoria che un documento informatico può garantire disponendo che ad un documento elettronico non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica.
Infatti l’art. 20 comma 1-bis del CAD dispone il principio generale secondo cui “l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità”.

Nello specifico poi, l’art. 21 del CAD legifera in merito al “Valore probatorio del documento informatico sottoscritto” disponendo che:

  • il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità;
  • il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile;
  • le scritture private di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile (ossia quelle che hanno per oggetto beni immobili), se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale, salvo i casi di firma elettronica avanzata autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

In ambito europeo, il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) n. 910/2014 del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la Direttiva 1999/93/CE, è in vigore dal 17 settembre 2014 e direttamente applicabile in tutti gli Stati Membri UE, senza necessità di atti di recepimento. Il regolamento comunitario conferma l’impianto del CAD in merito all’efficacia probatoria del documento informatico confermando il principio di neutralità tecnologica rispetto alla forma elettronica di un documento e ribadendo che ciò che conta per la valutazione del valore giuridico e della efficacia probatoria di un documento elettronico è il livello di certezza dell’autenticità dell’origine e dell’integrità che il documento stesso è in grado di assicurare dalla sua formazione e per tutto il suo ciclo di vita, oltre naturalmente la garanzia di leggibilità del documento stesso.

Nell’ambito del valore probatorio, in aggiunta alle firme elettroniche, avanzate e qualificate già disciplinate dal CAD, il Regolamento introduce un nuovo strumento di validazione che è quello del sigillo elettronico qualificato o avanzato, di cui potrà essere titolare una persona giuridica, e che dovrà fungere da prova dell’emissione di un documento elettronico da parte di una determinata persona giuridica garantendo al documento stesso la certezza dell’origine e l’integrità del contenuto. Questo nuovo strumento troverà applicazione nei prossimi anni.

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