Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA: IL PERCORSO DI ADOZIONE

di Fabrizio Lupone

L’adozione del nuovo regolamento in materia di fatturazione elettronica nei rapporti tra operatori economici e pubbliche amministrazioni prosegue tra benefici ed opportunità attese ma anche con alcuni elementi di criticità.
L’impegno di tutti ed in primis della pubblica amministrazione deve essere quello di agevolare la corretta adozione delle nuove disposizioni entro i termini di legge prefissati.

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L’iter di adozione del nuovo regolamento sulla fatturazione elettronica nei rapporti tra operatori economici (fornitori di beni e servizi) e pubbliche amministrazioni prosegue non senza difficoltà e con alcuni elementi che richiedono tempi ed indicazioni certe.

La fatturazione elettronica, per volontà esplicita del Governo, è stata dichiarata come uno dei tre pilastri dell’Agenda Digitale in quanto in grado di generare risparmi economici rilevanti, maggiore semplificazione, efficienza ed efficacia nei processi e perché può dare un contributo importante alla sostenibilità ambientale.

Le imprese sperano che, a regime, il nuovo processo di fatturazione elettronica con la PA permetta di concludere tecnicamente l’iter autorizzativo del pagamento delle fatture in tempi più brevi. I cittadini auspicano che con la fatturazione elettronica possa avviarsi concretamente in Italia un monitoraggio della spesa pubblica da parte della Ragioneria dello Stato con conseguente comparazione e quindi ottimizzazione e riduzione dei costi a parità di prodotto/servizio acquistato.
Inoltre, un avvio positivo del nuovo standard strutturato “fatturaPA” nel Paese, permetterebbe di facilitare la diffusione della fatturazione elettronica anche nei rapporti tra operatori economici (B2B) perché sta crescendo il numero di imprese che dialogano con i propri clienti e fornitori tramite un portale web o una extranet.
Nel presente contesto cercheremo di stimolare l’impegno di tutti gli operatori coinvolti nel processo di fatturazione elettronica e menzionare alcuni elementi di criticità individuati ed elementi di beneficio per definire lo stato dell’arte e migliorare il percorso di adozione della fatturazione elettronica verso la PA.

Il percorso di adozione riguarda da un lato il mondo dei fornitori (imprese e professionisti) che emettono le fatture elettroniche e dall’altro le pubbliche amministrazioni che le ricevono. Il nuovo obbligo ha benefici ed impatti operativi sul “Sistema Paese” con un’incidenza differente a seconda che la fase coinvolta sia il processo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture e dei messaggi di notifica/ricevuta rispetto a quella di ricezione, protocollazione e conservazione delle fatture ricevute e dei messaggi di notifica/ricevuta.

Come citato, nell’allegato C del Decreto Ministeriale del 3 aprile 2013 n. 55, poter disporre nei sistemi delle pubbliche amministrazioni, in maniera automatica, dei dati contabili in un formato strutturato elettronico delle fatture, consente una più puntuale e tempestiva registrazione dei costi relativi e facilita il processo interno di monitoraggio dei costi e di verifica delle disponibilità finanziarie.

In riferimento alle attività propedeutiche da porre in essere, a cura delle amministrazioni centrali dello Stato, per un ordinato avvio degli adempimenti previsti dalla vigente normativa in materia di fattura elettronica, la Circolare della Ragioneria dello Stato n. 37 del 4 novembre 2013 descrive le nuove funzioni di SICOGE (Sistema per la gestione integrata della contabilità economica e finanziaria) che saranno disponibili a partire dal 4 febbraio 2014 e indica le attività propedeutiche che i Ministeri dovranno porre in essere in relazione al censimento degli uffici destinatari di fattura elettronica, all’organizzazione dei ministeri ed ai ruoli coinvolti ed alla relazione tra unità organizzative IPA ufficio-SICOGE.
Inoltre, nel nuovo scenario vi sono i soggetti intermediari che vedono in questo obbligo un’opportunità per la fornitura di nuovi servizi (banche, poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali possono rivolgersi da un lato gli operatori economici per la predisposizione e la trasmissione della fattura elettronica, dall’altro le pubbliche amministrazioni per la ricezione del flusso elettronico.

Quale beneficio correlato, ad esempio, è da attendersi lo sviluppo e la diffusione di nuovi servizi finanziari agganciati alla fatturazione elettronica come la possibilità per l’operatore economico di accedere in modo più rapido ai servizi di anticipo fatture da parte delle banche, grazie alla maggiore trasparenza delle relazioni commerciali ed alla ricevuta di consegna che di fatto determina la data di ricezione certa delle fatture da parte delle amministrazioni.
Sempre più lo strumento della fatturazione elettronica diverrà in Italia ed in Europa anello di integrazione innovativa tra il ciclo ordine-pagamento e la Financial Value Chain, permettendo la nascita di nuovi modelli di servizi prevalentemente di tipo finanziario agganciati alla transazione commerciale elettronica.
Gli intermediari possono anche fornire sia agli operatori che alle amministrazioni servizi per la conservazione digitale a norma delle fatture e dei messaggi di notifica/ricevuta scambiati attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Il nuovo regolamento prevede che ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza ed assistenza, a partire dal 6 giugno 2014, non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. La stessa disposizione si applicherà, dal 6 giugno 2015, ai restanti enti nazionali. Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le amministrazioni dello Stato non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

Per questi motivi i fornitori della PA hanno iniziato da tempo ad eseguire le attività di analisi al fine di costruire il nuovo processo di fatturazione elettronica nei termini previsti.
In questa prima fase di adozione sono state individuate alcune criticità importanti e tra le più rilevanti c’è sicuramente quella legata alla conoscenza del codice univoco degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione elettronica. La mancata conoscenza di questo codice crea alle imprese difficoltà operative nel definire la corretta regola di transcodifica nell’anagrafica dei propri sistemi contabili.

In particolare, il nuovo regolamento prevede che le amministrazioni identifichino i propri uffici (Unità Organizzative) deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche e curino il loro inserimento nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA – www.indicepa.gov.it) al fine di ottenere l’assegnazione univoca del codice ufficio (un codice alfanumerico univoco di 6 caratteri).
Nel header del tracciato XML “fatturaPA” previsto dalle vigenti disposizioni, il codice univoco dell’ufficio dell’amministrazione dello Stato destinatario della fattura deve essere obbligatoriamente riportato nel campo <CodiceDestinatario> (cfr. Allegato A al DM Fatturazione), al fine di consentire al Sistema di Interscambio di recapitare correttamente la fattura elettronica all’ufficio PA destinatario.

La criticità sta nel fatto che all’inizio del 2014 il numero di uffici delle pubbliche amministrazioni, il cui codice ufficio per il sevizio di fatturazione elettronica è pubblico e disponibile, è ancora molto basso rispetto al numero di uffici PA potenziali, con conseguente mancata conoscenza del dato da parte del fornitore di beni e servizi. L’IPA rende disponibili e consultabili le informazioni che le singole pubbliche amministrazioni sono tenute a pubblicare relativamente alla propria struttura organizzativa e pertanto rappresenta l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica.
Le predette informazioni sono fruibili in modalità pubblica attraverso l’interfaccia web IPA o in formato Open Data, ovvero attraverso un accesso riservato in modalità LDAP.

L’accreditamento all’IPA è obbligatorio per tutte le amministrazioni, come previsto dall’art. 12 del DPCM del 31 ottobre 2000 recante le “Regole tecniche per l’adozione del protocollo informatico” e dall’art. 57-bis del CAD. Per fruire dei dati dell’anagrafica della fatturazione elettronica in modalità riservata tramite protocollo LDAP possono accreditarsi all’IPA anche gli operatori economici (fornitori di beni e servizi) o gli intermediari attraverso la compilazione di un modulo online messo a disposizione sul sito IPA. È inoltre possibile per tutti i soggetti accedere ai Linked Open IPA tramite SPCDATA (http://spcdata.digitpa.gov.it/dataIPA.html).

Nelle specifiche operative pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) viene espressamente raccomandato, così come prescritto negli allegati C e D del Decreto Ministeriale del 3 aprile 2013 n. 55, che le amministrazioni debbono garantire il buon funzionamento del processo di fatturazione, comunicando ai fornitori l’identificativo univoco dell’ufficio deputato al ricevimento delle fatture elettroniche per tutti i contratti siano essi attualmente in corso o ancora da stipulare. In particolare per ciascun fornitore dovranno provvedere ad indicare l’elenco dei contratti vigenti specificando per ciascun contratto la relativa associazione con i codici identificativi univoci rilasciati dall’IPA.

A regime, ogni variazione da parte delle amministrazioni dei propri codici uffici o di altra informazione rilevante ai fini della fatturazione elettronica deve essere comunicata tempestivamente ai fornitori secondo le modalità definite con questi ultimi e comunque con un congruo anticipo per il recepimento delle stesse e per garantirne l’utilizzo in sede di trasmissione delle fatture elettroniche. Si evidenzia che per tutti i futuri contratti di fornitura, gli operatori economici sono tenuti a richiedere il codice identificativo dell’ufficio destinatario di fatturazione elettronica quale dato obbligatorio ai fini della stipula del contratto.

Altra criticità rilevata nel percorso di adozione al nuovo adempimento è la necessità di sapere quali dati, non obbligatori secondo il regolamento, debbano essere invece inseriti e quindi diventino pressoché obbligatori a seguito di accordi tra la pubblica amministrazione ed il fornitore. Sicuramente la completezza nel tracciato “fattura” dei dati relativi agli ordini, alle convenzioni ed ai contratti consente una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all’accettazione o al disconoscimento della fattura (così come indicato dall’art. 1988 del Codice Civile). Pertanto, l’obbligatorietà di alcuni dati ai fini dell’accettazione del contenuto della fattura da parte del destinatario, non preventivamente definiti come obbligatori dal Legislatore, dipende dallo specifico accordo tra fornitore e pubblica amministrazione.

In ultimo, nel percorso di adozione sono diversi i dubbi inerenti i files allegati al tracciato standard e trasmessi con esso allo SdI. Molti fornitori di beni e servizi ad oggi nella modalità tradizionale inviano allegati di diversa natura correlati alla fattura ed in alcuni casi contengono dati necessari per l’accettazione della fattura stessa, si pensi ai dettagli sui servizi telefonici, ecc.
In tutti i casi, ad esempio, in cui sono vigenti disposizioni in materia di trasparenza della fattura-bolletta che obbligano il fornitore ad emettere delle fatture-bollette con un layout (modello grafico) che rispetti determinate regole di trasparenza per l’utente finale, l’invio di un allegato alla fattura XML che rispetti i predetti vincoli di trasparenza appare la soluzione ottimale per adempiere contestualmente alle diverse normative.

L’invio di allegati all’interno della fattura è quindi fattibile e discende dall’accordo tra il fornitore e la pubblica amministrazione; tuttavia è necessario porre attenzione alla conformità con il Codice Privacy in particolar modo in presenza di dati sensibili o di altri dati negli allegati alla fattura che richiedono un trattamento più restrittivo in conformità alla normativa privacy.©


 

 

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