Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA: LE NOVITA’ DELLE SPECIFICHE OPERATIVE AGID

di Fabio Massimi

[five_sixth][toggle Title=”pecifiche operative per l’identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatarie della fatturazione elettronica – di cui all’Allegato D del DM 3 aprile 2013, n. 55″]Il Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche, di cui al DM 55/2013, ha reso operativo l’obbligo di fatturazione elettronica verso le pubbliche amministrazioni. Sono circa 20.000 le amministrazioni pubbliche impegnate a mettere in atto tutte le prescrizioni e le attività operative di adeguamento necessarie per rispettare le scadenze previste. Il presente articolo descrive le analisi preliminari alle attività di adeguamento e le milestone da rispettare. [/toggle][/five_sixth]

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La Circolare n. 1 del 31 marzo 2014(1), interpretativa del DM 3 aprile 2013, n. 55(2), emanata dal Dipartimento delle Finanze e dal Dipartimento della Funzione Pubblica chiarisce alcune modalità attuative dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi dei commi 209-211 dell’articolo 1 della Legge 244/2007(3), e introduce importanti novità nelle funzioni dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) ai fini del processo di fatturazione elettronica verso la PA.

Le “Specifiche operative per l’identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatarie della fatturazione elettronica”(4), di seguito indicate “Specifiche operative AgID” recepiscono le indicazioni della Circolare e forniscono indicazioni operative di dettaglio riguardo:
il termine ultimo per il caricamento su IPA degli Uffici destinatari di fatturazione elettronica;
la data di attivazione del servizio di Fatturazione elettronica (FE);
la comunicazione del “Codice Univoco Ufficio” ai fornitori;
le misure per l’invio della fattura elettronica in caso di mancata comunicazione da parte delle PA del “Codice Univoco Ufficio” (con particolare riferimento all’utilizzo del Codice dell’Ufficio “Centrale” di fatturazione elettronica e del Codice di default “999999”).

 Il Codice Univoco Ufficio rilasciato dall’IPA
Il DM 3 aprile 2013, n. 55 detta le regole tecniche per l’identificazione univoca degli Uffici delle PA destinatari della fatturazione elettronica e, all’ art. 3 comma 1, obbliga le PA destinatarie di fattura elettronica, ad individuare i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture e a registrarli nell’IPA. L’attività a carico delle PA per la definizione nell’IPA della propria struttura organizzativa ai fini della ricezione della fatturazione elettronica può comporsi di tre fasi:

  • individuazione su IPA di uno o più Uffici già esistenti;
  • inserimento su IPA di uno o più Uffici ex novo;
  • associazione agli Uffici, individuati come destinatari di fatturazione elettronica, del “Servizio di fatturazione elettronica”.

Ogni Ufficio al quale è associato il Servizio di fatturazione elettronica è un Ufficio di Fatturazione elettronica, ed è identificato univocamente dal “Codice Univoco Ufficio”, una stringa alfanumerica di sei caratteri. Il Codice Univoco dell’Ufficio di fatturazione elettronica deve essere obbligatoriamente riportato in fattura dal fornitore, inserendolo nell’elemento “CodiceDestinatario” del tracciato della Fattura elettronica PA (cfr. Allegato A al DM 55/2013). Tale codice è l’unica informazione utilizzata dal Sistema di Interscambio (SdI) per identificare e trasmettere la fattura all’Ufficio della PA destinataria. In assenza del Codice Univoco Ufficio o in caso di Codice non esistente la fattura viene respinta dal Sistema di Interscambio.

 Il termine per il caricamento nell’IPA degli uffici di fatturazione
Il Codice Univoco dell’Ufficio di FE è quindi un elemento fondamentale per la trasmissione della fattura agli uffici della PA committente. Per tale ragione l’articolo 6, comma 5, del DM 55/2013 stabilisce che il termine entro il quale ogni PA deve completare il caricamento in IPA dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche precede di tre mesi la data di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica. L’obiettivo di tale disposizione consiste nel garantire che i codici univoci degli uffici destinatari delle fatture elettroniche siano disponibili e noti con largo anticipo, rispetto all’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica, in modo da permettere l’adeguamento dei processi amministrativi e contabili, e dei sistemi gestionali, sia dei fornitori sia delle pubbliche amministrazioni interessate.
In breve, gli obblighi di definizione su IPA degli Uffici di fatturazione elettronica sono così definiti:
6 marzo 2014 per le PA di cui all’articolo 6, comma 2, del DM 55/2013, per le quali l’obbligo di fatturazione elettronica scatta il 6 giugno 2014 (in sintesi: Ministeri, Agenzie fiscali, Enti di previdenza e assistenza sociale).
31 dicembre 2014 per le PA di cui all’articolo 6, comma 3, del DM 55/2013, così come modificato dall’articolo 25, comma 1, del DL 66/2014, e delle Amministrazioni locali di cui al comma 209 dell’articolo 1 della legge n. 244 del 2007, per le quali l’obbligo di FE si avvia il 31 marzo 2015 (in sintesi: tutte le amministrazioni non comprese in quelle soggette all’obbligo a partire dal 6 giugno 2014, le amministrazioni locali).

L’obbligo di registrazione entro i 3 mesi dalla data di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica implica che la Pubblica Amministrazione possa successivamente modificare, cancellare o registrare nuovi uffici di fatturazione elettronica a seguito delle fisiologiche attività di organizzazione della propria struttura. Per questi casi, come vedremo nel seguito, le “Specifiche Operative AgID” dettano le modalità e i tempi di comunicazione ai fornitori delle variazioni della struttura organizzativa della PA deputata alla ricezione della fatturazione elettronica.

 Data di avvio del servizio di fatturazione elettronica
La Pubblica Amministrazione è tenuta ad indicare per ogni servizio di “Fatturazione elettronica” associato ad un Ufficio la data a partire dalla quale il servizio di fatturazione elettronica sarà reso operativo per la ricezione delle fatture elettroniche. Solo a partire da tale data il Codice Univoco Ufficio, cui il servizio di fatturazione elettronica è associato, rappresenta un codice valido per la ricezione della fattura elettronica da parte dell’Amministrazione. Di conseguenza, il Sistema di interscambio respinge le fatture inviate ad un Ufficio prima che sia decorsa la data di avvio del servizio di fatturazione elettronica.
L’IPA applica un controllo al momento dell’associazione del servizio di fatturazione elettronica ad un Ufficio in modo tale che la data di avvio del servizio non possa essere successiva al:
6 giugno 2014, per gli Uffici destinatari di fattura elettronica di Ministeri, Agenzie fiscali, Enti di previdenza e assistenza sociale;
31 marzo 2015, per gli Uffici destinatari di fattura elettronica delle Amministrazioni non comprese in quelle soggette all’obbligo a partire dal 6 giugno 2014 e delle amministrazioni locali.

Le PA possono attivare il servizio di fatturazione elettronica anticipatamente rispetto ai termini di avvio dell’obbligo sopra stabiliti, indicando nell’IPA la data di avvio anticipato del servizio di fatturazione; in questo caso la PA è tenuta a comunicare la data di avvio anticipato del servizio all’Agenzia delle Entrate, ente gestore dello SdI, e ai fornitori, in base a quanto disposto all’art. 6, comma 1 del DM 55/2013.

 Comunicazione dei Codici Ufficio di fatturazione elettronica
Il DM 55/2013 dispone che le Amministrazioni garantiscano il buon funzionamento del processo di fatturazione, mettendo i propri fornitori nelle condizioni di inserire nelle fatture elettroniche il corretto Codice Ufficio di fatturazione elettronica. In questo spirito le “Specifiche Operative AgID” indicano le prassi che le Amministrazioni sono tenute ad adottare per assicurare una efficace comunicazione e pubblicità delle informazioni necessarie ad individuare il Codice Ufficio di fatturazione elettronica.

Per i contratti attivi le Amministrazioni sono tenute a comunicare al fornitore il Codice Univoco dell’Ufficio di fatturazione elettronica per ciascun contratto vigente con un preavviso di almeno 30 giorni solari rispetto alla data a partire dalla quale il servizio di fatturazione elettronica è operativo.
Per agevolare l’attività di comunicazione dei fornitori le “Specifiche Operative AgID” riportano, in allegato A, uno schema esemplificativo di lettera per la comunicazione ai fornitori.
Per i contratti futuri il Codice Univoco dell’Ufficio di fatturazione elettronica deve essere considerato un dato obbligatorio, da inserire nel contratto, ai fini della stipula.

Nel caso di cancellazione di un Ufficio o di un Servizio di fatturazione elettronica, l’Amministrazione è tenuta a comunicare ai fornitori tale eliminazione con almeno 60 giorni solari di preavviso, indicando il Codice dell’Ufficio di fatturazione elettronica che sostituisce l’Ufficio eliminato e la data a partire dalla quale il servizio di fatturazione elettronica associato sarà operativo per la ricezione della fattura.

Le “Specifiche Operative AgID” prescrivono che le Pubbliche Amministrazioni pubblicano sui propri siti internet, insieme alle informazioni relative ai propri contratti di fornitura anche i Codici identificativi degli Uffici di fatturazione elettronica ad essi associati, nell’ambito degli adempimenti il D.Lgs. 12 aprile 2006, n. 163 “Codice dei contratti pubblici” e il D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33, recante norme per il “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”.

 Codice Ufficio “Centrale” di fatturazione e Codice “999999”
La Circolare n. 1 del 31 marzo 2014 fornisce le misure per consentire la trasmissione della fattura elettronica allo SdI nei casi in cui l’Ufficio di fatturazione elettronica risulti non identificabile in mancanza della comunicazione da parte della Pubblica Amministrazione committente prevista all’Allegato D del DM 55/2014. Questa evenienza può presentarsi nei seguenti casi:
l’Amministrazione è identificabile nell’IPA, ma l’Ufficio di fatturazione elettronica non è univocamente individuabile;
l’Amministrazione non è identificabile nell’IPA.

Qualora, pur avendo individuato l’Amministrazione nell’IPA, non sia in grado di identificare l’Ufficio destinatario della fattura – sulla base dei dati contrattuali in proprio possesso – il fornitore può inviare la fattura all’Ufficio “Centrale” di fatturazione elettronica dell’Amministrazione committente. La Circolare introduce, infatti, l’utilizzo dell’“Ufficio Centrale di fatturazione elettronica”, un Ufficio di fatturazione elettronica reso disponibile per ciascuna Amministrazione presente nell’IPA. Tale ufficio è riconoscibile dalla denominazione “Uff_eFatturaPA” e dal Codice Univoco Ufficio caratterizzato dal prefisso “UF” (es. UFH45T).
L’Ufficio Centrale di fatturazione elettronica e il servizio di fatturazione ad esso associato sono generati in automatico al momento dell’accreditamento dell’Amministrazione nell’IPA utilizzando le informazioni registrate nel “nodo radice” dell’Amministrazione. In Tabella 1 sono riportati i dati principali del Servizio Centrale di fatturazione elettronica così come popolati al momento della sua creazione automatica.
In particolare si pone in evidenza come per i due dati fondamentali del servizio di fatturazione elettronica, il canale di trasmissione della fattura dallo SdI all’Amministrazione e il codice fiscale, vengano utilizzati rispettivamente l’indirizzo PEC e il codice fiscale registrati e validati sul nodo radice IPA dell’Amministrazione.
L‘Amministrazione può, in ogni caso, modificare i dati dell’Ufficio “Centrale” di fatturazione elettronica e del relativo servizio di fatturazione elettronica, utilizzando le procedure di aggiornamento dell’Ufficio e del servizio di fatturazione elettronica messe a disposizione dall’IPA.
Il SdI prevede un controllo per evitare l’utilizzo improprio del Codice “Centrale” di fatturazione elettronica. Infatti, nel caso in cui una fattura sia destinata ad un Ufficio “Centrale” di fatturazione elettronica, il SdI verifica, sulla base del codice fiscale del Cessionario/Committente presente in fattura, se esista nell’IPA un Ufficio di fatturazione elettronica; nel caso ne esista uno ed uno solo il SdI respinge la fattura inviando al mittente una “notifica di scarto”, segnalando il codice ufficio identificato, in quanto il fornitore avrebbe potuto individuare l’Ufficio destinatario in base ai dati in proprio possesso. In caso contrario il SdI inoltra all’Ufficio “Centrale” dell’amministrazione la fattura ricevuta.
L’Ufficio “Centrale” di fatturazione elettronica può essere eliminato dall’Amministrazione trascorsi 12 mesi dalla decorrenza degli obblighi di avvio della fatturazione elettronica.

Il fornitore che non abbia ricevuto la comunicazione del Codice Ufficio di fatturazione elettronica e non sia riuscito ad identificare nell’IPA l’Amministrazione committente, può inserire in fattura quale Codice Ufficio di fatturazione elettronica il valore di default “999999”. Il SdI a fronte della ricezione di una fattura con codice di default effettua una serie di controlli per verificare che tale codice non sia stato utilizzato in modo improprio. In base al codice fiscale del Cessionario/Committente indicato in fattura, lo SdI verifica l’esistenza nell’IPA di:

  • uno ed un solo Ufficio di fatturazione elettronica;
  • più Uffici di fatturazione elettronica afferenti alla stessa Amministrazione;
  • più uffici di fatturazione elettronica afferenti ad Amministrazioni diverse;
  • nessun Ufficio di fatturazione elettronica.

Nel caso i), in cui sia possibile identificare univocamente un Ufficio di fatturazione elettronica, il SdI respinge la fattura inviando al mittente una “notifica di scarto”, segnalando il Codice Ufficio identificato.
Nel caso ii), in cui siano individuati più Uffici di fatturazione elettronica afferenti alla stessa amministrazione, il SdI respinge la fattura inviando al mittente una “notifica di scarto”, segnalando il Codice “Centrale” di fatturazione elettronica dell’Amministrazione.
Nei casi iii) e iv) il SdI rilascia al fornitore una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”; tale attestato è sufficiente a dimostrare che la fattura in esso contenuta è pervenuta al SdI e che non è stato possibile recapitarla all’Amministrazione committente per cause non imputabili al fornitore. In presenza di tale attestato la fattura è da considerarsi emessa.

Il fornitore che riceve la “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al Sdl con impossibilità di recapito” ha di fatto ottemperato all’obbligo di emissione della fattura in forma elettronica previsto dall’art. 1, comma 209, della legge 244/2007, e può trasmetterla all’Amministrazione committente tramite un servizio di posta elettronica o altro canale telematico, oppure metterla a disposizione tramite un portale web che consenta all’Amministrazione di effettuare il download dell’attestato e della fattura elettronica in esso contenuta.
Nel caso di ricezione di “Attestazione di avvenuta trasmissione” non trova quindi applicazione il divieto di procedere al pagamento disposto dall’art. 1, comma 209, della legge 244/2007, in quanto la fattura è stata emessa, inviata e ricevuta in forma elettronica. Quindi l’amministrazione deve procedere al pagamento della fattura in questione.

In conclusione, la Circolare n. 1 del 31 marzo 2014 e le “Specifiche Operative AgID” introducono importanti novità e prassi che mirano a chiarire e regolare alcuni aspetti critici dell’adozione del processo di fatturazione elettronica verso la PA, quelli legati al censimento e all’identificazione degli Uffici della PA destinatari di fatturazione elettronica. ©

NOTE

  1. La circolare chiarisce alcune delle disposizioni contenute nel decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n. 55.
  2. Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’art. 1, comma 213, della L. 24 dicembre 2007, n. 244.
  3. Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Finanziaria 2008), come modificata dal D.Lgs. 201/2011.
  4. Indicazioni operative previste dall’allegato D al decreto attuativo di cui al comma 213 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244. ◊

 

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