Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

Editoriale – Documentare in digitale

di Andrea Lisi

Che cos’è esattamente un documento informatico? C’è da aspettarsi che la risposta a una domanda di questo tipo possa variare sensibilmente in base al soggetto interrogato e c’è da prevedere che chiedendolo a dei “profani” della materia in molti, sgranando gli occhi e nascondendo il disagio, risponderebbero erratamente, indicando qualcosa di simile a un file word o a un foglio excel, la cui conservazione debba avvenire, magari, dopo un’opportuna stampa. Nella mente di buona parte della popolazione questo concetto è certamente poco chiaro e ancora avvolto  da numerosi strati di nebbia che, ci auguriamo, una maggiore diffusione di una più approfondita cultura digitale contribuisca a dissipare. Ma non è solo nella mente dei semplici cittadini che questa confusione risiede, visto che anche a livello “ufficiale” le definizioni utilizzate per il documento informatico (e per le stesse firme apposte su un documento di natura digitale) sono cambiate nel tempo e con esse il concetto stesso che le accompagna, e visto che si utilizzano tutt’ora terminologie differenti per definire i documenti in ambito giuridico (dove ci sono già differenze di approccio tra ambito civile, penale e amministrativo), diplomatistico e archivistico.

Le stesse attuali definizioni normative di documento informatico e documento digitale andrebbero messe in discussione, cercando di favorire un approccio che ricomprenda anche una valutazione terminologica di base sui concetti di dato, informazione e documento, spesso utilizzati impropriamente dal legislatore, anche come sinonimi intercambiabili.
Le Regole tecniche contenute nel DPCM 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni  ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005), hanno compiuto qualche passo nella direzione di una maggiore chiarezza e contribuito ad allargare la categoria semantica del documento informatico, ricomprendendo tra i documenti del mondo digitale sia la “registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente” e sia la “generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi di dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica”: è chiaro quindi che il documento informatico non è solo un .pdf o l’immagine digitale di un documento cartaceo acquisita con lo scanner, ma – in un’ottica dinamica, strutturata e multicanale – sono da considerare documenti informatici anche i flussi informativi giuridicamente rilevanti, ovviamente opportunamente resi statici e immodificabili.

Questo ci dice oggi il nostro legislatore tecnico portando a braccetto il concetto di documento con quello – altrettanto essenziale – della sua corretta conservazione. Effettivamente in una società che fa quotidianamente i conti con diverse tipologie di “documenti informatici a formazione progressiva” che ritrovano il loro alveo di esistenza in modo multicanale (dal sito web ai sistemi di connettività, dall’e-mail alla PEC sino al “vecchio” telefax etc.) dobbiamo inevitabilmente considerare il documento un oggetto informatico complesso fatto di testi (ma anche  informazioni audio/video) e relativi metadati di formazione e di contesto; tale oggetto informatico arricchito deve essere correttamente gestito e conservato perché solo attraverso metodi, procedure e sistemi di “sedimentazione informatica” può raggiungere il valore giuridico tipico della forma documentale cartacea.
Lo stesso legislatore europeo ha recentemente definito il documento elettronico  come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”(Regolamento eIDAS – Regolamento UE N. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE – trattato nelle pagine seguenti di questo numero), confermando quindi che qualsiasi oggetto informatico ha una sua ragione giuridica se è adeguatamente “documentato” in forma statica e conservabile.

Su questo delicato processo di trasformazione del concetto di documento, che da anni analizziamo anche attraverso le pagine di questa rivista, si sono confrontate competenze professionali diverse (informatici, giuristi, archivisti, manager etc.) perché solo con un approccio multidisciplinare può garantire un corretto cambiamento. E in queste dinamiche di trasformazione non poteva non essere coinvolta anche la rivista “Il Documento Digitale” che oggi si cambia d’abito, spogliandosi del “fardello” analogico e liberandosi così in un contesto più dinamico, multimediale e intimamente open.
Eccovi una nuova rivista quindi. Accessibile a tutti i lettori curiosi del cambiamento in cui la nostra società è coinvolta e pronti a raccontarsi e a raccogliere provocazioni, riflessioni e punti di vista, oltre che commenti autorevoli su normative e provvedimenti dedicati alla intricata, dinamica a materia digitale.

 


 

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