Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

DEMATERIALIZZAZIONE DEI LIBRI SOCIALI

di Fabrizio Lupone

La procedura di dematerializzazione permette di garantire ai libri sociali obbligatori delle imprese il pieno valore legale e probatorio, la loro cristallizzazione e maggiore sicurezza contro i casi di perdita, distruzione e sottrazione.

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Il processo di dematerializzazione dei libri sociali, inteso come processo di formazione, tenuta e conservazione dei libri sociali nella modalità informatica, è una procedura conforme alla normativa vigente. Ad oggi è ancora poco diffusa ma permetterebbe di garantire ai libri sociali delle imprese, la cui tenuta è obbligatoria per le società di capitali e cooperative ai sensi degli articoli 2421, 2478 e 2519 del Codice Civile, il pieno valore probatorio, la cristallizzazione e trasparenza del loro contenuto nonché una maggiore sicurezza contro i casi di perdita, distruzione e sottrazione.
L’intento di questa trattazione è di diffondere la pratica e la cultura della dematerializzazione dei libri sociali quale best practice esponendo a titolo di esempio i requisiti tecnico-normativi per la dematerializzazione del libro dei soci, del libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e del libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione.

Il processo di dematerializzazione dei libri sociali è costituito dalle tre fasi di formazione, tenuta e conservazione e la sua schematizzazione è la seguente:
In merito alla fase di redazione, sottoscrizione e quindi di formazione del libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, l’art. 2375 del Codice Civile prevede che le deliberazioni debbano constare del verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio (nel caso di assemblea straordinaria).
Il contenuto del verbale deve indicare le informazioni obbligatorie riportate nell’articolo citato ed in caso di assemblea straordinaria il notaio deve redigere il verbale (atto pubblico) e sottoscriverlo. Sempre ai sensi dell’art. 2375 il verbale deve essere redatto secondo il principio del “senza ritardo”, ovvero nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione che, secondo il termine di deposito al Registro Imprese, corrisponde ad «entro 30 giorni» dalla deliberazione (artt. 2435 e 2436 C.C.). Pertanto il limite dei 30 giorni rimane una scadenza non tassativa, in quanto un verbale potrebbe essere redatto anche in ritardo purché prima della successiva assemblea (comma 25, art. 2379-bis C.C.), il cui rispetto è consigliabile anche nella gestione dematerializzata dei verbali al fine di tutelarsi da eventuali impugnazioni per invalidità della deliberazione (delibera assembleare non tempestivamente verbalizzata).
Per la redazione del verbale da parte del notaio, quest’ultimo ha l’obbligo di redigerlo nel momento in cui raccoglie le dichiarazioni da attestare o immediatamente dopo la chiusura dell’assemblea.

Nella prima fase della creazione, pertanto, i libri devono essere generati nella modalità informatica in un formato statico e immodificabile e le sottoscrizioni elettroniche (firme digitali) apposte dai soggetti preposti entro il termine di 30 giorni volendo rispettare il principio del “senza ritardo”.
La sottoscrizione con la firma digitale permette di garantire ai documenti informatici così prodotti i requisiti di integrità ed autenticità dell’origine.
Nel caso di verbale di assemblea straordinaria, il notaio può redigere il verbale per atto pubblico direttamente con strumenti informatici secondo quanto disposto dal D.Lgs. del 2 luglio 2010 n. 110 recante “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell’articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69” o in alternativa può apporre una firma digitale sulla copia informatica dell’originale ai sensi dell’art. 22, comma 1, del Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n. 82 (cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale), riportato di seguito:
“1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.”

La formazione, la tenuta e la conservazione dei libri sociali in modalità informatica sono disciplinati:
– dall’art. 39 del Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, n. 82 cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD):

39. Libri e scritture. 1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

– e dall’art. 2215-bis del Codice Civile:

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile. Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni.”

L’attuazione di queste norme nel processo operativo prevede che, una volta redatto un verbale informatico o una trascrizione del libro dei soci in un documento informatico, questo venga sottoscritto con firme digitali dai firmatari ed inviato alle successive fasi del processo di tenuta e conservazione. La fase di tenuta prevede l’apposizione di una marca temporale (data certa elettronica) su ciascun singolo documento e della firma digitale dell’imprenditore o suo delegato per ottemperare all’art. 2215-bis del Codice Civile. A completamento del processo di conservazione deve essere apposta la firma digitale del Responsabile della Conservazione sostitutiva ed una marca temporale sul file di chiusura o evidenza informatica.

Questa procedura deve garantire l’ordine cronologico e la sequenzialità delle scritture in linea con la cronologia delle deliberazioni e delle registrazioni, quindi è necessario creare nel sistema di conservazione un semplice collegamento univoco tra le impronte dei documenti informatici inviati in conservazione digitale (al pari di quanto previsto dalla normativa sulla tenuta informatica del Libro Unico del Lavoro).
Una volta conclusa la procedura finale di conservazione i libri sociali saranno mantenuti per tutta la durata prevista dalla legge (nella consuetudine il termine è quello decennale dalla data dell’ultima registrazione previsto dall’art. 2220 C.C.). Dovrà essere sempre garantita la consultazione, l’esibizione e la leggibilità dei documenti posti in conservazione sostitutiva.

In caso di tenuta informatica l’obbligo di vidimazione iniziale prima della messa in uso dei libri sociali non è richiesto, mentre permane l’obbligo di assoggettamento dei libri sociali all’imposta di bollo sul documento informatico.
Ai sensi dell’articolo 7, commi 1 e 2, del DMEF 23 gennaio 2004 il contribuente per le tipologie documentali assoggettate a tale imposta, come ad esempio il libro giornale o il libro inventari, è tenuto a presentare all’Ufficio delle Entrate competente sia una comunicazione presuntiva contenente il numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, unitamente all’importo e agli estremi del versamento in acconto dell’imposta, sia una comunicazione consuntiva contenente il numero definitivo dei predetti atti e documenti, unitamente all’importo e agli estremi del versamento a saldo.

Con la circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012, il Legislatore chiarisce che la comunicazione preventiva debba essere effettuata anteriormente alla messa in uso dei libri e registri che scontano l’imposta predetta, vale a dire, anteriormente alla prima registrazione. La comunicazione consuntiva va presentata entro il mese di gennaio dell’anno successivo, con gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dell’imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. A regime, contestualmente, si presenta la preventiva relativa all’anno corrente.

La norma dispone che, per i libri e i registri tenuti con modalità informatiche, l’imposta di bollo sia dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse, anziché ogni 100 pagine o frazioni di esse.
Per il calcolo delle registrazioni, l’Agenzia delle Entrate ha disposto con la Risoluzione n. 161/E del 2007 che per registrazione si intende ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio. Nei libri sociali la registrazione coincide con gli accadimenti/sedute/soci trascritti; ad esempio nel libro soci con la verbalizzazione della specifica adunanza, nel libro delle adunanze e delle deliberazioni il singolo accadimento è rappresentato dal singolo verbale e quindi dalla singola adunanza.

Per i libri sociali dematerializzati, essendo documenti informatici con rilevanza tributaria, è previsto l’obbligo della comunicazione dell’impronta dell’archivio da inviare telematicamente all’Agenzia delle Entrate entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento, ai sensi dell’art. 5 del decreto ministeriale del 23 gennaio 2004 e del provvedimento AdE n. 2010/143663 del 25 ottobre 2010.

Sui due adempimenti legislativi, relativi alla comunicazione dell’impronta da inviare all’Agenzia delle Entrate ed all’imposta di bollo su documento informatico, è necessario evidenziare che si è in attesa dell’emanazione di un nuovo decreto ministeriale che andrà ad eliminare il primo adempimento e a semplificare e chiarire il secondo. Ciò comporterà un’ulteriore semplificazione del processo di dematerializzazione dei libri sociali.

In conclusione, digitalizzare i libri sociali garantendo la piena efficacia probatoria è possibile e le imprese italiane devono rendersi consapevoli degli strumenti innovativi che hanno a disposizione per migliorare le proprie organizzazioni, risparmiare costi operativi e garantire maggiore sicurezza dei libri e delle scritture conservati.©


 

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