Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

DATA CERTA ELETTRONICA: UN PROCESSO DI VALIDAZIONE TEMPORALE CON GRANDI BENEFICI

di Fabrizio Lupone

La disciplina civilistica sulle prove documentali, art. 2704 del Codice Civile, richiede di associare una data certa ad una scrittura privata, della quale non è autenticata la sottoscrizione, per garantire la validità erga omnes della formazione del documento in un certo arco temporale o, comunque, della sua esistenza anteriore a un dato evento.

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Nel mondo tradizionale analogico si è abituati ad individuare la data e l’ora come un momento temporale legato all’atto manuale di una persona fisica, come ad esempio, un pubblico ufficiale o il servizio di timbro postale di data certa eseguito dall’operatore.Tuttavia, con l’introduzione dell’istituto giuridico del documento informatico e con la disponibilità di strumenti di validazione temporali informatici, la visione e la cultura in merito alla data certa deve necessariamente cambiare sia in Italia che in Europa.

Oggi non è solo conveniente economicamente associare una data certa elettronica ad un documento informatico (ad esempio i contratti) ma è molto utile farlo in alcuni processi digitalizzati di business relazionali o autorizzativi interni per la pre-costituzione di prove o in generale di evidenze dell’esecuzione di fasi o azioni nei predetti ambiti. Cristallizzare temporalmente un flusso informatico o una rotazione giornaliera di un Log Management System all’interno di un sistema, diventerà sempre più un requisito fondamentale nelle transazioni digitali.
Inoltre, le procedure informatiche, per associare una validazione temporale, sono facilmente utilizzabili, rapide, sicure ed efficienti. Permettono di generare benefici enormi sia tangibili che intangibili: riduzione dei costi e tempi di trattamento del cartaceo, annullamento costi di francobolli e timbro, efficienza ed efficacia dei processi, riduzione degli errori tipici umani, contributo rilevante alla eco sostenibilità, maggiore integrità, sicurezza, trasparenza e valore legale rispetto alle procedure effettuate su carta.

Da un punto di vista normativo la validazione temporale, così come definita dall’articolo 1, comma 1, lettera bb) del Codice dell’Amministrazione Digitale nel seguito CAD (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.) è “il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi”. L’art. 20, comma 3, del CAD sancisce che “la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.”
Le regole tecniche di attuazione del CAD sulla validazione temporale sono rappresentate dal DPCM 22 febbraio 2013 (GU Serie Generale n.117 del 21-5-2013). In particolare l’art. 41 delle predette regole tecniche definisce i possibili riferimenti temporali opponibili a terzi, quali:

  1. i riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati mediante marche temporali;
  2. i riferimenti temporali apposti sul giornale di controllo da un certificatore accreditato, secondo quanto indicato nel proprio manuale operativo;
  3. l’ora assegnata ai riferimenti temporali di cui al comma 2 dell’art. 41, deve corrispondere alla scala di tempo UTC(IEN), di cui al decreto del Ministro dell’industria, del commercio e dell’artigianato 30 novembre 1993, n. 591, con una differenza non superiore ad un minuto primo;
  4. il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all’art. 9 del DPCM 31 ottobre 2000, quindi tramite protocollo informatico;
  5. il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
  6. il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata (PEC) ai sensi dell’art. 48 del CAD;
  7. il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell’art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale universale.

Tra i vari riferimenti, è utile approfondire lo strumento della marca temporale ovvero un riferimento temporale emesso da un “certificatore accreditato” (Time Stamping Authority – TSA), che consente la validazione temporale e dimostra l’esistenza di un’evidenza informatica in un tempo certo.
In particolare come disposto dall’art. 41, comma 1, delle regole citate “una evidenza informatica è sottoposta a validazione temporale mediante generazione e applicazione di una marca temporale alla relativa impronta” mentre secondo il comma 3 “l’evidenza informatica da sottoporre a validazione temporale può essere costituita da un insieme di impronte”.

Ciascuna marca generata ed apposta su una evidenza informatica è indissolubilmente legata alla stessa grazie a riferimenti certi, quali ad esempio:

  • l’impronta dell’evidenza informatica,
  • l’identificativo del soggetto emittente,
  • il numero progressivo seriale della marca,
  • l’algoritmo di sottoscrizione della marca temporale,
  • il riferimento temporale della generazione della marca temporale.

Tutte le marche temporali emesse dopo il 3 dicembre 2009, data di entrata in vigore del DPCM 30 marzo 2009, hanno una durata giuridica minima garantita di venti anni ed è possibile, su richiesta esplicita dell’interessato, estendere il periodo di validità per una durata maggiore alle condizioni previste e concordate con il certificatore (si pensi ad esempio ai contratti o altre tipologie di classi documentali che richiedono una conservazione a norma per un periodo superiore ai 20 anni). Gli standard delle marche temporali prevedono l’utilizzo dei formati legislativi CAdES-T (ad esempio .tsr), XAdES-T (.xml) o PAdES-T (.pdf).

Operativamente è possibile apporre una marca temporale su qualsiasi oggetto digitale di cui si calcoli l’impronta, i più diffusi casi d’uso di apposizione della marca sono:

  • su singoli documenti che vengono generati nativamente in digitale ed eventualmente firmati con firma elettronica, avanzata o qualificata;
  • su singole copie per immagine o copie informatiche di documenti originali analogici che rispecchino in maniera fedele, corretta e veritiera i documenti originali cartacei e su cui vengono eventualmente apposte firme digitali;
  • su un’evidenza informatica, ovvero sull’indice nel formato XML del pacchetto di archiviazione, nel processo di conservazione a norma contenente le impronte (hash) di documenti e su cui viene inoltre apposta la firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione;
  • sull’evidenza informatica di un flusso informatico di dati, eventualmente anche firmato, per garantire l’autenticità dell’origine.
  • Nei casi citati, il procedimento operativo relativo al processo di marcatura temporale è sempre il medesimo, cambia solo l’oggetto digitale su cui apporre la marca.

Il processo operativo richiede di porre attenzione sui seguenti aspetti:

  • il tempo che intercorre tra la data di avvio degli effetti giuridici (ad esempio la sottoscrizione di un documento scrittura privata) e la data risultante dall’apposizione della marca temporale deve essere il più possibile breve, al fine di evitare in un arco temporale troppo lungo la perdita di efficacia probatoria del documento ai sensi dell’ articolo 2702 del C.C. perché mancante del requisito della data certa previsto dall’art. 2704 del C.C. (Esempio Sent. Cass Civ. n. 22430/2009).
  • verificare che la marca temporale apposta, di durata ventennale, garantisca l’efficacia probatoria temporale per tutta la durata giuridica del documento informatico. In caso di necessità, va implementato con procedura automatica il rinnovo di apposizione del time stamp alla scadenza dei venti anni o in alternativa concordata con il certificatore accreditato una durata giuridica della marca più lunga, senza dover rinnovare la scadenza.

Una funzionalità necessaria in un processo di data certa elettronica è quella di rendere sempre disponibile l’esibizione del documento informatico provvisto di marca temporale al fine di permettere la verifica della validazione temporale. Oggi esistono diversi strumenti di verifica della marca temporale disponibili gratuitamente online, riportati sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (già DigitPA) e la procedura di verifica è molto semplice da eseguire.

Le possibili applicazioni della data certa elettronica sono diverse e stiamo assistendo all’inizio della rivoluzione della dematerializzazione dei processi di business in Italia. Ad esempio, nel settore bancario i contratti, le garanzie reali e personali, la documentazione nell’ambito della cessione del credito, necessitano di una data certa per certificarne l’esistenza a un determinato periodo di tempo. La data certa è richiesta per legge in molti documenti e atti, ad esempio è prevista per i Documenti di nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e protezione (RSPP) e per le deleghe previste dall’art. 16. del D.lgs 81.

La marca temporale è sempre più rilevante in tutti i settori di attività, in relazione ai termini di pagamento delle fatture ed alla decorrenza degli interessi debitori. È importante, in un processo di fatturazione, costituirsi una prova certa sulla data di ricevimento della fattura da parte del destinatario.
Diverse disposizioni legislative hanno sancito un forte legame tra la decorrenza del pagamento della fattura e la sua data di ricezione. Ad esempio il D.Lgs. n. 192/2012 recepisce la direttiva 2011/7/UE in materia di lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali tra imprese, e tra pubbliche amministrazioni e imprese, fissando il termine a 30 giorni dalla data di recezione, derogabile in alcuni casi ad un massimo di 60 giorni.
La nuova disciplina di cui all’art. 62 del Decreto Legge 24 gennaio 2012, n. 1, ha introdotto una nuova regolamentazione delle relazioni commerciali nella filiera agroalimentare ed in particolare ha disposto che le tempistiche di pagamento siano legate per legge all’ultimo giorno del mese di ricevimento della fattura.

Altro esempio è dato dalla direttiva comunitaria 2010/45/UE, il cui recepimento in Italia ha modificato dal 1 gennaio 2013 l’art. 21 del d.P.R. 633/72 il quale statuisce che la fattura, sia essa cartacea o elettronica, è emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Pertanto, è sempre bene che anche la data di ricevimento della fattura sia validamente certificata.
Oggi i nuovi strumenti tecnologici e la possibilità di trasmettere le fatture in diverse modalità, come la PEC, la messa a disposizione su portali web con validazione temporale del logging, attraverso EDI o Sistema di Interscambio SdI per la FatturaPA, offrono alle imprese la possibilità di attribuire una data certa di ricezione o di messa a disposizione delle fatture al soggetto destinatario.
In conclusione, la validazione temporale informatica è un processo che deve entrare come strumento di certificazione temporale nei processi aziendali e nelle transazioni. Questo processo ha potenzialità enormi e diverse applicazioni poiché è in grado di cristallizzare in modalità informatica una data ed un orario associati ad un flusso, ad una registrazione, ad un documento, ad un fascicolo, o ad una presa in carico o erogazione di un servizio.

In tale contesto la normativa sulla data certa elettronica sia europea che italiana è matura, le procedure informatiche sono ben definite, facili da utilizzare e disponibili a costi contenuti; spetta ora agli utenti sfruttare i benefici offerti da questa innovazione

 


 

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