Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

AVVOCATI, COMMERCIALISTI E CONSULENTI DEL LAVORO: MISURATO IL GRADO DI PROPENSIONE ALL’ICT

di Daniele Tumietto

[five_sixth][toggle Title=”Abstract”]Il 4 marzo 2014 l’Osservatorio ICT e Professionisti della School of Management del Politecnico di Milano ha presentato i risultati di una survey online rivolta agli studi di Professionisti (avvocati, dottori commercialisti ed esperti contabili, consulenti del lavoro) con l’obiettivo di valutare il grado di diffusione delle soluzioni informatiche, la propensione ad effettuare investimenti in ambito ICT nei prossimi 2 anni, le principali motivazioni e resistenze all’adozione delle ICT, gli orientamenti prevalenti in termini di modelli di sviluppo delle attività.[/toggle][/five_sixth]

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[dropcaps style=”fancy”]I[/dropcaps]l mondo delle Professioni e delle Imprese sono fortemente collegati tra loro da una relazione di rapporti, atti e incontri che le rendono inseparabili. Il concetto di impresa non può più comprendere solo il soggetto giuridico in senso stretto, ma anche i Professionisti che gestiscono importanti processi amministrativi, fiscali e legali. Come le imprese, anche gli Studi sono in prevalenza di piccola dimensione, un motivo in più per studiare provvedimenti di sostegno che mettano a fattor comune Studi e Imprese.
Tali argomenti sono stati affrontati il 4 marzo 2014 durante il convegno di presentazione della Ricerca dell’Osservatorio ICT & Professionisti “Se parliamo di Professionisti, in realtà, parliamo di imprese!”, organizzato presso il Politecnico di Milano. L’Osservatorio ICT & Professionisti della School of Management del Politecnico di Milano nasce dalla volontà di monitorare la situazione attuale e le prospettive di miglioramento del lavoro di dottori commercialisti, avvocati e consulenti del lavoro grazie all’impatto delle nuove tecnologie.

I numeri parlano chiaro: in Italia il mondo delle micro e piccole-medie imprese (PMI) vale il 99% del totale, l’80% degli addetti, il 72% dei dipendenti e il 69% del valore aggiunto prodotto. E con queste realtà imprenditoriali circa 434.000 professionisti tra avvocati, commercialisti e consulenti del lavoro interagiscono. Al giorno d’oggi l’impresa non è più solo il soggetto giuridicamente individuato, ma rappresenta un insieme che integra anche le predette categorie professionali, determinando il concetto sistemico di “Impresa”. Tale scenario emerge e si afferma perché le imprese micro e PMI non possono permettersi all’interno del loro organico figure professionali altamente specializzate, ma devono ricorrere a queste competenze esternamente. Professionisti e imprese sono legati a doppio filo, perché la loro integrazione non è solo espressione di un rapporto di fornitura, ma di processo lavorativo.

Uno degli aspetti più rilevanti emersi dalla ricerca del Politecnico è la lenta ma progressiva rivoluzione che coinvolge il mondo delle APP per smartphone, degli strumenti che permettono di lavorare con dispositivi mobili, nel quale professionisti con cautela si stanno avvicinando. Infatti i professionisti “mobile workers” sono principalmente i professionisti degli studi associati e degli avvocati (12%), seguiti dai commercialisti (8%) e dai consulenti del lavoro (3%). Questi mobile workers occupano almeno la metà del loro tempo lavorativo fuori l’ufficio utilizzando smartphone, tablet o pc portatili. Le attività che svolgono maggiormente i mobile workers sono: la lettura dell’email (19%), la navigazione in Internet (17%), la lavorazione di documenti (10%) e la consultazione di dati dello studio (9%).

Nel loro complesso gli Studi professionali sono nella forma individuale e nel 60% dei casi non hanno dipendenti e, addirittura, nel 76% dei casi nemmeno praticanti. A livello di singola categoria, sono i consulenti del lavoro ad avere le dimensioni maggiori: il 47% circa ha da 1 a 3 dipendenti, mentre il 21% ha almeno 3 dipendenti e il 5% più di 10 dipendenti. Il 65% degli Studi ha un portafoglio Clienti fino a 30 aziende con un fatturato massimo di 100.000 euro, a conferma di una prevalenza della piccola dimensione.

In merito alla redditività si evidenzia che, sulla base alle risposte fornite dalle tre categorie professionali nel loro complesso, il 2012, rispetto al 2011, ha registrato una diminuzione della redditività superiore al 10% per circa il 35% degli Studi: il 52% ha dichiarato una sostanziale stabilità, mentre il 13% ha rilevato un incremento superiore al 10%. La dimensione mediamente più elevata ha, invece, protetto maggiormente gli Studi Associati: quelli che hanno registrato una diminuzione della redditività superiore al 10% sono “solo” il 28% , ma quelli che hanno, al contrario, incrementato la redditività oltre il 10% raggiungono il 17%.

Una caratteristica emersa dalla ricerca è che le attività svolte da avvocati, commercialisti e consulenti del lavoro hanno un’elevata produzione di documenti cartacei, che saturano sempre di più gli archivi e per il tempo dedicato alla loro custodia. Si specifica che solo la metà degli avvocati dichiara di avere problemi con la saturazione degli archivi, mentre per i commercialisti e in consulenti del lavoro (60% circa) gli archivi sono prossimi alla saturazione.
Vediamo come intendono affrontare l’esigenza di contenere la carta prodotta e migliorare la gestione degli archivi. Solo il 26% dei commercialisti, il 17% degli avvocati e il 33% dei consulenti del lavoro stanno pensando di ricorrere alla conservazione a norma dei documenti già in PDF o trasformati in formato PDF da attività di scansione. Anche per il fax l’approccio non si modifica nella sostanza: il 62% dei commercialisti, l’80% degli avvocati e il 51% dei consulenti del lavoro, ricorrono alla fotocopia del fax e alla sua archiviazione cartacea. Anche le email non si sottraggono a questa tendenza, infatti il 69% dei commercialisti, l’87% degli avvocati e il 56% dei consulenti del lavoro stampano e archiviano le e-mail di interesse all’interno delle pratiche di competenza.

Appare chiaro che esiste ancora un utilizzo marginale degli strumenti digitali per governare la gestione dei documenti, infatti i dati di utilizzo dei principali strumenti nell’ambito della gestione documentale sono quasi sconosciuti. Parliamo di:

  • Gestione Elettronica Documentale (GED),
  • la conservazione a norma dei documenti interni dello Studio,
  • portali utilizzati per la trasmissione elettronica dei documenti con la clientela.

Gli avvocati e i consulenti del lavoro utilizzano la GED più dei commercialisti (il 51% contro il 36%); la conservazione a norma, invece, vede i consulenti del lavoro presenti al 35% contro il 14% dei commercialisti e avvocati; i portali web, invece, sono ancora più utilizzati dai consulenti del lavoro (33%), che lasciano più indietro commercialisti (11%) e avvocati (6%).

I processi lavorativi interni agli Studi sono stati analizzati considerando tre macro aree, chiedendo per ognuna il tempo lavorativo assorbito: gestione del business, gestione amministrativa e gestione dei processi di supporto.
I commercialisti dedicano il 50% del tempo dello Studio alle attività lavorative “core”, comprensive della gestione del Cliente e delle attività di sviluppo, mentre gli avvocati scendono al 42% e i consulenti del lavoro al 34%; i processi di supporto, comprensivi della gestione delle ICT e delle attività formative, assorbono tra il 14% e il 18% del tempo delle tre Professioni.

Infine, i processi amministrativi, comprensivi delle attività relative alla contabilità, al personale, agli acquisti e agli archivi, pesa il 36% tra i commercialisti, il 39% tra gli avvocati e il 48% tra i consulenti del lavoro.
Fatta eccezione per i commercialisti, che appaiono i più orientati alla gestione del business e i più efficienti nella parte amministrativa, le Professioni dedicano molto tempo, forse troppo, alla parte amministrativa dello Studio, che, per assurdo, pesa come se fosse una linea di business. Infatti, solo il 31% dei commercialisti , il 37% dei consulenti del lavoro e solo il 9% degli avvocati, si curano di controllare in modo più o meno strutturato il tempo assorbito da Clienti/attività.

La diffusione delle ICT negli Studi è ancora scarsa, nonostante alcuni problemi evidenti come la produzione di documentazione cartacea e lo svolgimento di attività ancora con un elevato apporto manuale.
Per quanto riguarda i software, escludendo alcuni applicativi (quali Banche dati, Firma digitale, Gestionali per la contabilità), le altre soluzioni (CRM, Portali e Siti web, Firma grafometrica, Workflow management) non fanno parte della cultura e degli asset presenti all’interno degli Studi, dato che evidenzia un business ancora tradizionale nei contenuti e nelle prassi di conduzione.

Il disinteresse verso le tecnologie è testimoniato da alcune asperità percentuali, indipendenti dalla tipologia professionale: Business Intelligence (68%), CRM (66%), Workflow (60%), eLearning (57%), Firma grafometrica (54%), Controllo di gestione per lo Studio (49%). La stessa GED e Conservazione a norma dei documenti dello Studio sono guardate con indifferenza nel 24% e nel 39% dei casi.

Occorre evidenziare quali sono le principali motivazioni (e le resistenze) che inducono all’utilizzo delle ICT negli Studi. Focalizziamo l’attenzione sulle tecnologie già esaminate in precedenza e relative alla gestione documentale. Per i Portali, pensati per lo scambio di documenti in formato elettronico tra Studio e Clienti, i benefici maggiori riguardano le riduzione degli archivi cartacei (43%) e la riduzione della circolazione di carta (38%).
Per la GED i benefici maggiormente riconosciuti riguardano la riduzione degli archivi cartacei (66%), di gran lunga la motivazione più considerata, la riduzione dei tempi di ricerca dei documenti (34%) e la maggiore efficienza nella gestione documentale (30%).
Le resistenze si concentrano, invece, sui costi elevati (32%), l’appesantimento del lavoro che deriverebbe dall’introduzione della GED (26%) e le difficoltà a quantificare i benefici in termini monetari (25%). Infine, per la Conservazione a norma dei documenti il beneficio principale viene attribuito alla riduzione degli archivi cartacei (70%), alla maggiore efficienza nella gestione documentale (29%) e la diminuzione dei tempi di ricerca dei documenti (25%).

Per quanto riguarda le soluzioni Cloud Server emerge ancora una scarsa propensione verso le ICT: il 38% è interessato a valutarne l’adozione (minori preoccupazioni per il backup), ma il 54% non lo ritiene, invece, interessante, soprattutto perché preferisce avere tutto sotto controllo (27%). Le resistenze, oggettive o meno, impediscono anche di vedere nella Conservazione a norma la possibilità di confezionare un nuovo servizio per la clientela. A tale proposito il 30% ritiene che i Clienti non riconosceranno alcuna remunerazione per il servizio, perché avranno modo di sottolineare che i benefici maggiori li avrà lo Studio. Anche analizzando l’adozione della firma grafometrica emerge una scarsa predisposizione per le ICT. Il 26% si dimostra favorevole al suo utilizzo, prevalentemente perché permette di rendere più agevole la raccolta delle firme (17%) ma il 74% però non è interessato.
Che cosa collega Investimenti e ICT? A questa domanda, prendendo come campione temporale dichiarato i prossimi due anni e la redditività del biennio 2011-2012. Dai valori esaminati emerge che gli avvocati sono disposti ad investire in ICT fino a 2.000 euro, i commercialisti fino a 6.000 euro e i Consulenti del lavoro poco più di 8.000 euro. Gli studi multidisciplinari arrivano ad ipotizzare oltre 12.000 euro di investimenti nel prossimo biennio.

A livello complessivo delle tre Professioni emergono chiaramente alcuni considerazioni:

  1. la propensione a investire cresce all’aumentare della redditività;
  2. chi ha avuto performance negative, comunque, pensa ad investire in tecnologie, segno di una fiducia nei confronti delle ICT, come leva per lo sviluppo;
  3. la quota di chi non investe decresce col migliorare della redditività;
  4. l’alfabetizzazione digitale diventa quindi cruciale per la diffusione di una “cultura tecnologia” presso i Professionisti, per far percepire chiaramente perché una tecnologia può generare valore e, soprattutto, dove lo può creare.

Infine, in merito alle difficoltà che condizionano la diffusione delle tecnologie presso gli Studi, a livello complessivo i Professionisti hanno citato:

  1. la scarsa alfabetizzazione informatica dei Titolari dello Studio (42%),
  2. il livello dei costi dei software (30%),
  3. la difficoltà a conoscere realmente l’offerta del mercato (23%)
  4. mentre il 21%, invece, non ravvisa problemi particolari, che ostacolino la diffusione delle ICT presso gli Studi.

Ora parte la grande sfida: farsi trovare pronti per affrontare un periodo di cambiamento in una situazione di crisi economica. In tale contesto, con un mercato altamente concorrenziale, diventa sempre più prioritario per il Professionista conoscere il mercato nel quale opera in modo da offrire un pacchetto differenziato per fronteggiare la concorrenza. Le nuove tecnologie possono, senza alcun dubbio, soddisfare questa esigenza.
Il successo (o meglio la sopravvivenza) di uno studio professionale, si basa sulla capacità di fornire ai propri clienti il servizio richiesto, al prezzo che essi considerano adeguato al suo valore. Come accade per gli studi professionali, anche il tessuto produttivo delle imprese italiane è caratterizzato da realtà di medio-piccola dimensione, motivo che porta sempre di più queste ultime a dover avvalersi di competenze esterne assimilabili sempre di più ad un processo lavorativo che un semplice consulenza, ed in questo contesto appare necessario che i lavori dell’Osservatorio proseguano analizzando, ad esempio, i benefici economici derivanti dalle soluzioni adottate, il processo civile telematico, il mobile payment, aspetti di internazionalizzazione.©

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