Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE IN CLOUD

di Corrado Randaccio

[toggle Title=”Cloud Computing – La guida del Garante della Privacy per imprese e pubblica amministrazione (doc. web 1894503)”]Il Garante per la protezione dei dati personali ha presentato nel 2012 un vademecum per una scelta consapevole dei servizi in Cloud Computing, rivolto ai responsabili della conservazione documentale.[/toggle]

[dropcaps style=”fancy”]A[/dropcaps]ttraverso il Cloud Computing, o semplicemente cloud, è possibile conservare ed elaborare grandi quantità di informazioni via Internet. Esso consente , di usufruire di servizi complessi senza doversi necessariamente dotare né di computer e altri hardware avanzati, né di personale in grado di programmare o gestire il sistema, fornendo a seconda dei casi, il trasferimento della conservazione o dell’elaborazione dei dati dai computer degli utenti ai sistemi del fornitore. Tutto ciò a un costo potenzialmente limitato, in quanto le risorse informatiche necessarie per i servizi richiesti possono essere condivise con altri soggetti che hanno le stesse esigenze.

Le tecnologie cloud sono, a nostra insaputa, parte integrante dei servizi dei quali ci serviamo tutti i giorni, come ad esempio la posta elettronica, così come molte delle funzioni offerte dai cellulari di nuova generazione (i cosiddetti smartphone) sono basate sul cloud: ad esempio quelle che sfruttano la geolocalizzazione consigliandoci gli itinerari dei locali o gli esercizi commerciali più vicini rispetto alla nostra localizzazione.

In base alla gestione interna o esterna del trattamento dei dati , o in base alla sua architettura esistono diversi tipi di cloud computing. Ognuno con le sue caratteristiche peculiari che andranno attentamente valutate da chi intende servirsene.
Quando il cloud, affidato in gestione nella tradizionale forma dell’hosting, è dedicato alle esigenze di una singola organizzazione si può parlare di “Private Cloud”.

Questa forma di servizio in cloud, può essere paragonata hai tradizionali C.E.D., dove però particolari accorgimenti tecnologici permettono l’ottimizzazione di utilizzo delle risorse disponibili. Nel caso in cui l’infrastruttura è di proprietà di un provider specializzato che mette a disposizione via Internet l’uso di applicazione informatiche e di stoccaggio dei dati, si parla di “Public Cloud”. Il fornitore del servizio assume in questo caso un ruolo determinante in ordine alle misure adottate per garantire la protezione dei dati di cui è custode, con il Cloud Pubblico si cede infatti il controllo esercitabile sui dati affidati.
Il titolare del trattamento dei dati, deve assicurarsi che siano adottate misure volte a ridurre il rischio di perdita di dati, di accesso non autorizzato di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, di modifica dei dati in conseguenza di interventi non autorizzati o non conformi alle regole.

Date queste premesse generali, i servizi di cloud si dividono in due gruppi, a seconda che diano la possibilità di modificare i documenti direttamente online o meno nella funzione di editing. Altre possibilità offerte da questi servizi a nostra disposizione sono il “versioning”, che consente di consultare diverse versioni dello stesso documento (in modo da non perdere automaticamente la precedente quando si salva l’ultima), e lo “sharing” che permette di condividere i documenti archiviati nel cloud con gli altri utenti registrati allo stesso servizio.

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