Testata iscritta al tribunale di Roma n. 129/2012 del 3/5/2012. ISSN: 2280-4188

Il Documento Digitale

ACCREDITAMENTO DEI CONSERVATORI DEI DOCUMENTI INFORMATICI

di Luigi Foglia

[toggle Title=”Agenzia per l’Italia Digitale – Circolare 10/04/2014, n. 65 (G.U. n. 89 del 16/04/2014)”]Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. La Circolare ridefinisce le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza, prevedendone l’iscrizione in un apposito elenco pubblico. Sono trattati i requisiti per l’accreditamento, le modalità di presentazione della domanda e l’iter istruttorio, e vengono dettate le linee guida per la vigilanza. La Circolare è in vigore dal 16/04/2014 ed abroga e sostituisce la Circolare DigitPA n. 59 del 29 dicembre 2011.[/toggle]

L’art. 44-bis del CAD (D.Lgs 82/2005) ha introdotto la possibilità, per i soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici, anche per conto di terzi, di poter conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e sicurezza. Per ottenere tale riconoscimento (noto come accreditamento), la norma richiede la presentazione di un’apposita domanda a DigitPA (ora sostituita da AgiD) secondo le regole, ove compatibili, previste dagli artt. 26, 27, 29 e 31 del CAD.

In un primo momento, nelle more dell’approvazione delle nuove regole tecniche sui sistemi di conservazione (ora approvate con DPCM 3 dicembre 2013), DigitPa aveva emanato una circolare (la 59/2011) per fissare le modalità di presentazione della domanda di accreditamento specifiche per i conservatori. Al fine di dimostrare il possesso dei requisiti sopra richiamati, la Circolare 59/2011 aveva individuato la documentazione che doveva essere necessariamente allegata alla domanda da parte dei conservatori richiedenti l’accreditamento. Tale circolare è stata poi sostituita da una nuova Circolare sull’accreditamento dei conservatori (la Circolare n. 65/2014 pubblicata in GU il 16 aprile 2014) con la quale si ridisegnano i requisiti e le modalità per ottenere l’accreditamento. Partendo sempre dalle disposizioni indicate dal CAD e sopra richiamate, la Circolare 65/2014 prescrive che, ai fini di ottenere l’accreditamento, i conservatori debbano:

  • dimostrare l’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di conservazione;
  • utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti (in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione documenti informatici), che abbia dimestichezza con le procedure di sicurezza appropriate e che si attenga alle norme del CAD e al DPCM 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
  • applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate;
  • utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e a criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD;
  • adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione, come descritte nel manuale di conservazione, parte integrante del contratto/convenzione di servizio.

Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve inoltre:
avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro;
garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e da parte dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi dell’articolo 26 del decreto legislativo 1 settembre 1993, n. 385 recante “Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia”.

Insieme alla domanda di accreditamento dovrà essere inviata ad AgID una corposa documentazione integrativa della domanda (elencata nel documento “Documentazione per l’accreditamento”, disponibile sul sito www.agid.gov.it). La documentazione richiesta comprende sia documenti di carattere amministrativo sia documenti di carattere tecnico e organizzativo.
Una volta completata la domanda e raccolta la documentazione da allegare sarà necessario inviare tutto all’indirizzo di posta elettronica certificata protocollo@pec.agid.gov.it.
La domanda si considererà accolta qualora non venga comunicato alcun provvedimento di diniego nel termine di 90 giorni dalla data di presentazione della stessa.
AgID può sospendere solo una volta, entro 30 giorni dalla ricezione della domanda, il decorrere dei 90 giorni, al fine di richiedere l’integrazione o il completamento della documentazione presentata.
A seguito dell’accoglimento della domanda, AgID disporrà l’iscrizione del conservatore in un apposito elenco e il conservatore potrà qualificarsi come accreditato nei rapporti commerciali e con le amministrazioni pubbliche.

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